26 порад: як вести ділове листування | Бізнес-школа Laba (Лаба)
Для відстеження статусу замовлення - авторизуйтесь
Введіть код, який був надісланий на пошту Введіть код із SMS, який був надісланий на номер
anastasiiasytar@gmail.com
Код дійсний протягом 2 хвилин Код з SMS дійсний протягом 2 хвилин
Ви впевнені, що хочете вийти?
Сеанс завершено
На головну

Пошук

26 порад: як вести ділове листування

Ділове листування: як складати листи колегам і клієнтам.

cover-26advice-61a5e89977c82192599552.jpg

«Доброго часу доби, колеги! Прошу взяти до уваги наступну інформацію. Наперед дякую!» — такий лист зіпсує настрій одержувачу. Він занадто формальний і просочений корпоративними штампами. Погодьтеся, можна написати більш дружелюбним тоном: «Андрію, Марино, Руслане, маю для вас новини...»

Автори бестселера «Пиши, скорочуй», Максим Ільяхов і Людмила Саричева, випустили ще одну книгу — «Нові правила ділового листування».

Вони пропонують змінити культуру ділового листа і в центр кожного тексту ставити людину з її інтересами.

Ми вибрали 26 корисних порад з книги. 

#1. Вкажіть тему

Без теми лист загубиться і може залишитись непрочитаним. У хорошому листі з назви зрозуміло, чого ви хочете від одержувача. Дати завдання: «до вівторка проаналізувати базу даних», надіслати документи — «звіт про зарплати за листопад», поставити запитання — «коли організуємо загальні збори?», Проінформувати — «зустріч з клієнтом завтра о 14:00».

#2. В одному листі — одна тема

Не ставте запитання відразу щодо декількох проектів: вам це зручно, а читачеві доведеться перемикатися між різними темами. Якщо накопичилося багато запитань, пишіть окремими листами.

#3. Діліть текст на абзаци

Так текст буде легше сприйматися. У першому абзаці викладіть суть питання, а в інших — деталі, передісторію і тонкощі. Напишіть лист так, щоб одержувач переглянув його по діагоналі і зрозумів, про що мова.

#4. Геть недбалість

Людей дратують тексти без заголовних букв, розділових знаків, з друкарськими помилками і скороченнями «дяк» і «блск». Від таких листів несе неповагою. Тому не пишіть поспіхом і обов'язково перечитуйте текст перед відправкою. Це етикет ділового листування.

#5. Відразу давайте допоміжні матеріали

Прикріплюйте до листа додаткові документи, а найважливіше з них виносьте у текст. Не змушуйте адресата шукати інформацію в корпоративних папках, ритися в архівах або завантажувати з інших сайтів. Чим більше роботи ви зробите за людину, тим легше і приємніше їй буде з вами співпрацювати.

#6. У довгому листі акцентуйте на головному

Розділіть текст на розділи з підзаголовками, проілюструйте сказане посиланнями і прикладами, пронумеруйте теми і запитання. Зробіть лист впорядкованим, щоб адресат не загубився в нескінченному простирадлі тексту.

#7. Правильно вставляйте посилання

До кожного лінку давайте підводку — пояснюйте одержувачу, що там і в якій ситуації це потрібно відкривати. Довгі посилання ставте в окремий абзац або скорочуйте через спеціальні сервіси. Якщо ставите лінк на текст, то обов'язково на словосполучення, а не на окремі слова «тут», «тут», «за посиланням».

#8. Дотримуйтесь структури

Коли людина отримує листа, вона очікує побачити в ньому ім'я відправника, тему, вітання, суть розмови, запитання або заклик, підпис і контакти. Все це — структура листа. Якщо їх ставити в довільному порядку, одержувачу буде складно знайти потрібну інформацію. Такі правила ділового листування електронною поштою.

#9. Представляйтесь коротко і по суті

У листі незнайомій людині напишіть про себе на початку тексту — як вас звуть, чим ви займаєтеся і як ваш запит пов'язаний з роботою одержувача. Так з перших рядків будуть зрозумілі точки перетину.

#10. Уважно з ім'ям

Помилки в імені — найнеприємніші для читача. Не плутайте Ксенію з Оксаною, а Марину з Марією. Називайте людину так, як вона представилася: Маргарет — це не Рита і не Марго, а саме Маргарет, Олександра Олександровича не варто кликати Сан Саничем.

#11. Не називайте колег зменшувально-пестливими іменами

Особливо, якщо хочете згладити враження від поганої новини. «Олексійку, текст хороший, але ось тобі список того, що потрібно переробити», — такі звернення дуже дратують співрозмовника.

#12. Знайомте нових людей у листуванні

Якщо вам пише клієнт з проханням вирішити його завдання, а це не у вашій компетенції, не варто відповідати йому так: «Здрастуйте, це питання до керівника відділу продажів. Вона в копії». Це створює незручну ситуацію для обох сторін: клієнт не знає, як звертатися до керівника, керівник не розуміє, в чому справа. Представте людей один одному і коротко викладіть проблему клієнта в листі.

#13. Не використовуйте слово «колеги»

У корпоративному середовищі воно стало штампом, який означає нехтування і зняття відповідальності. Якщо пишете лист декільком людям, краще звернутися до них на ім’я: «Михайло, Світлано, Аліно, відправляю вам звіт». Якщо адресатів більше трьох, достатньо написати «Вітаю» або «Привіт».

#14. Не проводьте планерки поштою

Особливо якщо збори без конкретної теми, а з посилом «треба подумати». У листуванні почнеться хаос: люди будуть відповідати, коли їм зручно, загубиться важлива інформація. Якщо хочете щось обговорити, краще створити гугл-форму, де кожен напише свою думку.

#15. Не пишіть дратівливих штампів

У діловому листуванні є фрази, які одним здаються нормальними, а інших дратують. «Доброго часу доби», «сильно прошу», «я вас почув», «прохання взяти до відома», «спасибі за увагу», «будьте так ласкаві», «прошу розглянути можливість» — ці слова використовують, щоб замаскувати роздратування. Уникайте їх у своїх листах.

Підписуйтесь на нашу розсилку

Один лист з кращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, щоб нічого не упустити.
 
Дякуємо за вашу підписку!

#16. Не виходьте за рамки ділового спілкування

Звичайне побажання хороших вихідних і питання про відпустку в листуванні — це вторгнення на особисту територію співрозмовника. Не пишіть колегам про їжу та алкоголь, якщо ви не плануєте корпоратив.

#17. Не робіть висновки за одержувача

Не варто вгадувати, про що людина думає, що відчуває, чого хоче і чого боїться. Коли ставите завдання підлеглому, замість «Це не важко» напишіть: «Якщо це важко, дайте знати». Забудьте фрази в стилі «у вас це займе не більше години».

#18. Оцінюйте роботу, а не людину

Слідкуйте, щоб оцінка стосувалася тільки поведінки або роботи людини, а не її особистості.

Не пишіть: «Ваш журналіст — дилетант». Поясніть, що саме в його роботі вам не сподобалося.

#19. Не маніпулюйте

Хочете, щоб підлеглий вийшов на роботу у свій вихідний день, — прямо попросіть його про це, пояснивши ситуацію. Не використовуйте в листі заїжджених фраз в стилі «ми ж як сім'я, а сім'ю не кидають».

#20. Не пишіть «наперед дякую»

Ця фраза дратує одержувача. Здається, що це слова ввічливості, але насправді вони говорять: «Я тобі вже подякував, значить, ти зобов'язаний все зробити».

#21. Критикуйте прямо

Висловлюйте свої претензії колегам без фраз типу «відразу видно, що ви писали це вночі».

Говоріть прямо, чим ви незадоволені, без переходу на особистості і підколки. Це чесно і відкрито.

#22. Не «штовхайте» співрозмовника

Якщо людина повинна виконати якесь завдання, не варто їй постійно про це нагадувати. Хвилюєтеся, що вона не встигне до дедлайну? Так і напишіть: «Привіт, хвилююся з приводу презентації на середу. Дай знати, якщо можу чимось допомогти».

#23. Визнавайте проблеми

У разі безглуздої ситуації з колегами або клієнтами не робіть вигляд, що все нормально. Напишіть як є: «Друзі, безглузда ситуація сталася. Перепрошую". І запропонуйте план виходу з неї.

#24. Не пишіть на емоціях

Під впливом сильних почуттів ви думаєте, що зможете дохідливо пояснити причину свого гніву співрозмовнику. Насправді, ви тільки погіршите ситуацію.

Коли емоцій забагато, потрібно взяти паузу, зібратися з думками і написати лист пізніше.

#25. Холодні листи — спокійним тоном

Пишіть, як незнайомій людині. Не переходьте на «ти» і не загравайте з адресатом, відкидайте будь-який креатив. Просто представтесь і викладіть свою пропозицію максимально коротко.

#26. На вакансію відгукуйтеся по пунктах

У тексті вакансії зазвичай вказують вимоги до кандидата. Відповідайте в тій же черговості. Не обманюйте, якщо чогось не вмієте, а робіть акцент на тому, що швидко навчаєтеся нового.

Придбати книгу можна за посиланням.

Бажаєте отримувати дайджест статей?

Один лист з найкращими матеріалами за місяць. Підписуйтесь, аби нічого не проґавити.
Дякуємо за вашу підписку!
Курс з теми:
«Директор з маркетингу»
Бізнес і управління
Веде Наталя Савченко
26 березня 7 травня
Наталя Савченко