Олег Зубченок — ексвіцепрезидент Нафтогазової Асоціації України, до якої входять WOG, ОККО, Shell, Socar та інші компанії. Має понад 13 років досвіду у продажу, розвитку бізнесу та операційній діяльності.
У програмі «Радіо MBA» із Данилом Ваховським Олег розповів, як правильно вибудовувати бізнес-процеси. Публікуємо найцікавіше.
Якими бувають бізнес-процеси
Якщо сказати грубо, будь-який бізнес можна розділити на проєкти та процеси. Проєкти — це щось унікальне, що має початок та кінець. А процеси — те, що відбувається регулярно, одноманітно та нескінченно довго.
Правильні бізнес-процеси описані та оцифровані. Бажано за однією методологією, щоб потім усе можна було автоматизувати. Адже кінцева мета — зробити так, щоб бізнес працював, як годинник.
Забрати у людей рутинні завдання і дати їм більше часу на творчість.
Бізнес-процеси поділяються на три види:
- Управлінські: стратегія, корпоративна політика, цінності, місія.
- Операційні: продаж, маркетинг, виробництво, логістика.
- Допоміжні: бухгалтерський облік, ІТ-підтримка, HR.
Але у різних компаніях ця картина може змінюватися. Наприклад, у бухгалтерському консалтингу основні процеси пов'язані з роботою бухгалтерів та обслуговуванням компаній, які уклали з ними договори.
Тобто основні процеси — це ті, що створюють цінність та приносять гроші. Якщо допоміжні можна перевести на аутсорс, основні завжди залишаються всередині компанії.
Як визначити основні бізнес-процеси
Я підходжу до цього з погляду P&L — звіту про прибуток і збитки. Потрібно зрозуміти, які процеси на нього найбільше впливають — вони будуть основними.
Якщо пройтися зверху вниз, мене насамперед цікавить продаж. Адже від нього залежить прибуток компанії.
Люди часто намагаються описати всі процеси компанії, аж до того, що і як доставляють до офісу. Але починати треба з того, що найбільше відбивається на результатах бізнесу. Описувати все підряд — не вистачить життя.
Щоправда, у деяких компаніях, наприклад, пов'язаних із безпекою, немає компромісів. Там важлива кожна деталь.
Чи всім потрібні класичні бізнес-процеси
Це залежить від індустрії та компанії. У багатьох напрямках працюють гнучкі підходи, але більшості компаній все ж таки потрібні класичні бізнес-процеси.
Креативна холакратія на атомній станції, напевно, буде недоречною. А ось для маркетингового агентства — цілком годиться.
Опис та візуалізація бізнес-процесів працює в обох підходах. У багатьох компаніях лише деякі відділи «летять на Марс», інші — у «кам'яному віці». Тому їм рано стартувати з чимось активним та креативним. Для початку важливо зробити базові кроки.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
Коли краще прописувати бізнес-процеси
Не рекомендую стартапам відразу займатися описом процесів. Для бізнесу важливіше генерувати грошовий потік, отримувати прибуток, розширюватись, захоплювати ринок. А рутинна робота з опису бізнес-процесів може заважати всьому цьому.
На стадії зростання краще діяти реактивно:
- виникла проблема
- усвідомили, як робити не треба
- прописали для розуміння процедур
Проактивно займатися бізнес-процесами варто тоді, коли компанія виходить на більш зрілий рівень. Тоді треба серйозніше аналізувати видаткову частину та вдосконалювати процеси доти, доки вони не стануть кращими, ніж у конкурента.
Є непорушне правило: після покращення процес має працювати краще. Допомагати економити гроші, заробляти чи якісніше виконувати роботу.
Як зрозуміти, що у бізнес-процесах є проблеми
- Зростає кількість скарг або вони не вирішуються. Можна подивитися на показник NPS — наскільки клієнти можуть рекомендувати вас. Це індикатор — проблем стає більше або менше.
- Постійні конфлікти всередині департаментів. Коли все робиться напружено і незрозуміло, чим закінчиться кожен місяць.
- Падають прибуток та обіг. Це найважливіший показник. Якщо бачите, що почали падати фінансові та операційні показники, значить є проблеми з процесами чи з ринком.
Дві поширені помилки у моделюванні бізнес-процесів
- Не пріоритизують. Описують все підряд, не розуміючи, навіщо це потрібно і яку вигоду дасть. Визначте основні процеси та почніть із них.
- Не рахують. Спочатку треба подивитися на цифри, а потім робити висновки. Не всі гіпотези підтверджуються конкретними даними.
Основний плюс налагоджених бізнес-процесів
У пострадянських країнах актуальною є «проблема агента» — коли інтереси менеджменту відрізняються від інтересів власника. У бізнесі це проявляється у тому, що менеджери можуть займатися корпоративним шахрайством.
Отже, вони можуть саботувати використання процесів, щоб зберегти ручне управління. Коли процеси автоматизовані, прозорі та диджиталізовані, власник бізнесу може будь-якої миті подивитися показники та поставити запитання.
І тоді менеджменту буде не так вже й комфортно уникати завдань, які перед ним поставлені.
Наскільки часто переглядати бізнес-процеси
Щоб люди не будували «потьомкінські села» всередині компанії, проводити ревізію найважливіших процесів потрібно раз на пів року-рік. Менш важливих — рідше, якщо виникає потреба.
Є хороша китайська приказка: не треба лагодити те, що не зламалося. Якщо за всіма показниками бачите, що все гаразд, перегляньте цей процес через рік-два.
Зазвичай у системних компаніях визначають, які процеси потрібно перевірити, під час річного планування. До того ж, у великих бізнесах можуть бути ситуації, коли у всій групі компаній одночасно впроваджується щось велике та складне.
Тоді так і планують: умовно, впроваджуєте щось у першому кварталі, тоді у третьому-четвертому перевіряєте, чи все гаразд.
🎙 Послухати весь подкаст можна тут.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
