Exit-інтерв'ю: дізнайтеся, чому насправді йдуть співробітники

Люди приходять і йдуть. Як би компанія не намагалася втримати цінних співробітників, рано чи пізно вони змінюють роботу. Але момент звільнення — хороша можливість отримати чесний зворотній зв'язок. Такий фідбек можна зібрати на exit-інтерв'ю (або «вихідному інтерв'ю»).

Перевели найкорисніше зі статті в німецькому блозі meta HR Blog.

Навіщо потрібні exit-інтерв'ю

Коли працівник залишає компанію, нечасто з ним проводять бесіду щодо виправданих і невиправданих очікувань, взаємодії з колегами і керівництвом. Компанія втрачає можливість отримати цінний фідбек, який буде корисний для залучення нових кадрів. Адже під час exit-інтерв'ю може з’ясуватися те, що зазвичай залишається прихованим від роботодавця.

Ще одна мета інтерв'ю — показати цінному екс-співробітнику, що компанія буде рада знову взяти його на роботу, якщо він захоче повернутися. Проте це не відчайдушна спроба втримати працівника в останній момент, а демонстрація того, що двері компанії відчинені.

Як проводити вихідні інтерв'ю?

Exit-інтерв'ю має відбуватися вже після того, як ухвалено остаточне рішення про звільнення, видані рекомендаційні листи і підготовлені всі документи. Тепер сторони не залежать один від одного, і шанси на чесність зростають.

Фінальна бесіда повинна бути відкритою і прямолінійною, без спроб переконати співробітника залишитися у компанії. Важливо показати, що ви поважаєте остаточне рішення колишнього колеги.

Під час вихідного інтерв'ю представник роботодавця повинен ставити конкретні запитання і уважно слухати співробітника, не перебивати і не переконувати в правоті компанії. Не оцінюйте і не захищайте роботодавця у відповідь на докори і звинувачення.

Така бесіда має проводитися без поспіху і в довірливій атмосфері. Перш ніж робити помітки, поясніть співрозмовнику, що і з якою метою ви будете записувати. І обов'язково подякуйте колишньому колезі від імені компанії не тільки за всю виконану роботу, а й за участь в exit-інтерв'ю.

Запитання

Exit-інтерв'ю — це не душевна розмова. Вам необхідно отримати відповіді на конкретні запитання. У компанії повинен бути загальний перелік тем, які обговорюються на вихідному інтерв'ю, незалежно від підрозділу і посади співробітника.

Ось приклади запитань, які можна адаптувати:

чи подобалися вам ваші завдання?
наскільки ви були задоволені робочим місцем, технічним обладнанням тощо?
наскільки ви задоволені взаємодією із керівництвом?
наскільки вам було комфортно працювати в команді? Яка атмосфера в команді?
які у вас кар'єрні цілі? Чи вдалося наблизитися до них?
що вам подобалося/не сподобалося у роботі в компанії?
оцінювання конкретних пропозицій роботодавця: якими бенефітами користувалися, чи відповідали вони очікуванням?

наскільки робота відповідала очікуванням, що були на момент приходу в компанію?
ставлення до роботодавця: чи порекомендували б ви компанію друзям?
як можна було ефективніше організувати вашу роботу?
що б ви порадили співробітнику, який займе ваше місце?
куди ви переходите? Як ви знайшли нову роботу?

Хто повинен проводити exit-інтерв'ю

Вихідне інтерв'ю можуть проводити як керівники, так і представники HR. Розглянемо плюси і мінуси кожного варіанту.

Керівництво

Незважаючи на те, що керівник і підлеглий добре знають один одного, це не кращий варіант. Часто саме через керівництво співробітник йде з компанії — про довірливу бесіду не може бути й мови. Крім того, керівник може промовчати про негативний фідбек про свою роботу, коли буде передавати інформацію HR-у.

Exit-інтерв'ю з вищим керівництвом — ще гірший варіант. Топ-менеджмент, на відміну від безпосереднього керівника, зазвичай мало знається на внутрішніх процесах.

Виняток: керівник — власник невеликої компанії, добре знайомий з усіма співробітниками і занурений у внутрішні процеси. Якщо організація тримається на харизмі та довірі до лідера, бесіда з CEO буде оптимальним варіантом.

Екс-співробітнику буде приємною особиста увага власника, незважаючи на те, що він залишає компанію. Шанси на відкриту і чесну розмову зростають.

HR

Exit-інтерв'ю у великій компанії повинні проводитися представником HR, котрий працює з конкретним підрозділом. В ідеалі, це має бути той же HR, який займався наймом і супроводом співробітника.

У HR немає механізмів тиску, які є у керівників: працівник не перебував в умовах підпорядкування. У HR менше приводів приховувати інформацію, ніж у безпосередніх керівників.

Інформацію, отриману під час вихідного інтерв'ю, також повинні обробляти передусім ейчари.

Як використовувати результати вихідних інтерв'ю

Еxit-інтерв'ю має дві цілі: збереження хороших стосунків із колишнім співробітником і чесний фідбек про роботу в компанії.

Результати бесіди треба обговорити з безпосереднім керівником співробітника уже після його звільнення. Потрібно визначити слабкі місця й основні причини незадоволеності робочими завданнями, ситуацією в команді і менеджментом.

Це стане підказкою, які особистісні та управлінські компетенції необхідно прокачати керівнику. Не менш важливо розповісти, що колишньому співробітникові подобалося у роботі.

Інсайти, зібрані з усіх exit-інтерв'ю, цінні для вибудовування комунікації зі співробітниками, складання вакансій і спілкування з кандидатами. Особливо важливий фідбек про професійний розвиток. Часто сильні фахівці покидають компанію саме через відсутність кар'єрних перспектив.