Як закінчувати зустрічі з командою вчасно та ефективно | Бізнес школа Laba (Лаба)
Для відстеження статусу замовлення - авторизуйтесь
Введіть код, який був надісланий на пошту Введіть код із SMS, який був надісланий на номер
anastasiiasytar@gmail.com
Код дійсний протягом 2 хвилин Код з SMS дійсний протягом 2 хвилин
Ви впевнені, що хочете вийти?
Сеанс завершено
На головну

Пошук

Зміст

Як закінчувати зустрічі з командою вчасно та ефективно

Зідзвони, які затягуються, не подобаються нікому.

cover-63db7b70c256d711052985.png

Кожен працівник проводить у середньому від 8 до 17 зустрічей на тиждень. Якщо протягом року зідзвони затягуватимуться на 15 хвилин — ви втратите 5–6 днів особистого часу.

Коли починати підбивати підсумки, щоб не порушувати терміни мітингів? Як розслабити учасників після складної дискусії? Що можна сказати наприкінці, щоби колеги з нетерпінням чекали на нові зідзвони?

Зібрали поради та корисні фрази, які допоможуть ефективно завершувати зустрічі з командою.

#1. Закінчуйте зідзвони вчасно

Мітинги, які затягуються, не подобаються нікому, навіть якщо це «всього лише» 15 хвилин. Учасники перестають слухати і нервово поглядають на годинник, переймаючись тим, як затримка вплине на залишок робочого дня.

Як закінчити нараду вчасно:

#1. Починайте зідзвони вчасно, навіть якщо хтось із колег запізнюється.

#2. Складіть план зустрічі та надішліть його учасникам, щоб вони могли заздалегідь підготуватися.

#3. Слідкуйте за тим, аби люди не надто відходили від теми, інакше розмова може затягнутися, а ви так і не встигнете обговорити ключові питання.

#4. Регулярно перевіряйте час і не соромтеся його озвучувати: «У нас є 15 хвилин для обговорення питань A та Б. Я знаю, тут є що обговорити, але дивлюся на час — і нам треба рухатися далі».

#5. «Прийти на 10 хвилин раніше — значить прийти вчасно», «завершити зустріч на 10 хвилин раніше — теж означає завершити її вчасно». Якщо мітинг призначено з 9 до 10, вам не обов'язково закінчувати рівно о 10, адже в такому разі колеги запізняться на наступні зустрічі.

#6. Встановіть таймер, аби встигнути підбити підсумки та відповісти на запитання.

#2. Погодьте наступні кроки та встановіть дедлайни

Розмова має призвести до дій, які прив'язані до конкретних людей та дедлайнів. Це запорука продуктивної зустрічі.

Переконайтеся, що ви встановили реалістичний термін. Завдання мають бути чіткими та зрозумілими для всіх, особливо для тих, хто за них відповідає.

Рекомендуємо прочитати:

img-636a7d1d6401c553430402.png

Що може піти не так — піде не так: 7 дивних закономірностей, які руйнують вашу продуктивність

Читати

Використовуйте слово «ми», щоб наголосити на важливості командної роботи. Наприклад:

  • «Отже, як ми говорили, Олексо, ти візьмеш на себе контент-план і підготуєш його завтра до обіду. Карино, ти сказала, що зможеш виконати обробку знімків до 17:00, правильно? Андрію, на тобі монтаж відео. Дякую, колеги, разом ми зробимо все швидше та якісніше!»

Запропонуйте допомогу: запитайте колег, чи є у них все необхідне для виконання завдань. І підкажіть, до кого вони можуть звернутися, якщо раптом виникнуть складнощі.

#3. Підбивайте підсумки та залиште час для запитань

Як закінчити зустріч, щоб учасники винесли з неї максимум користі? Фінальний етап можна позначити так:

  • «Перш ніж ми закінчимо, підсумуймо основні тези зустрічі і пройдемося по всьому, про що говорили».
  • «Отже, ми визначили три основні цілі цього проєкту на наступний квартал і проаналізували дані про продаж за останній місяць».

Обов'язково залиште 5–7 хвилин, щоби дати слово іншим учасникам. Запитайте у колег, чи хочуть вони щось додати. Замість традиційної фрази «Хтось має запитання?», використовуйте більш відкриту версію «Які запитання у вас є до мене чи колег?».

#4. Висловіть подяку

Похваліть працівників за те, що вони були активними на зборах і вклалися у дедлайни. Згідно з дослідженням, такий підхід допомагає підвищити мотивацію та знижує рівень стресу. А відчуття того, що тебе цінують, миттєво підіймає самооцінку.

Ось деякі фрази, які ви можете використати перед тим, як закінчити зустріч у Zoom:

  • «Аню, ти мене дуже врятувала, коли втрутилася. Можна сказати, що завдяки тобі нам удалося закрити цю угоду».
  • «Олю, мені дуже сподобалася твоя презентація сьогодні. Круто вийшло!»

#5. Дозвольте учасникам видихнути

Дайте колегам розслабитися на кінець зустрічі, особливо якщо ви обговорювали складні запитання. Підійдуть, наприклад, такі способи:

Швидкі ігри

  • «Ну що, у нас залишилось 5 хвилин на улюблену гру! Почнемо?

Дві правди / одна брехня. Кожен учасник розповідає три факти зі свого особистого чи професійного життя. Два з них мають бути правдивими, один вигаданим. Колегам треба вгадати, що з перерахованого — неправда.

Вікторина. Потрібно вибрати тему та заздалегідь підготувати запитання. Вони можуть стосуватися сфери діяльності компанії чи будь-яких інших галузей: історії, астрономії, мистецтва. Чудовий спосіб з'ясувати, хто у вашій команді геній і знає все про династію Цінь.

Запитання та загадки

Поставте цікаве запитання або запропонуйте логічну загадку — і попросіть учасників знайти відповідь до наступної зустрічі. Можна побудувати гру так, щоби колеги по черзі вигадували загадки та озвучували їх наприкінці зборів. Згідно з дослідженням, це допомагає розвивати критичне мислення та аналізувати інформацію. А спільне розв’язання логічних загадок покращує навички роботи у команді.

Ось декілька прикладів:

– Бита та м'яч у сумі коштують $11. Бита коштує на 1 долар дорожче ніж м'яч. Скільки коштує м'яч? (Відповідь: $5)

– Бухгалтер каже: «Адвокат — мій брат». І це правда — у них справді одні батьки. Водночас адвокат заперечує, що має братів, — і це теж правда! Як таке можливо? (Відповідь: бухгалтер — жінка).

Статистика

Особливо цінно, коли статистика пов'язана з роботою, яку ви виконуєте з колегами. Можна розповісти про нові дослідження чи способи організації командної роботи. Разом ви зможете навчитися чогось нового та застосувати результати експериментів у своїй галузі.

Приклад:

McKinsey’s опитали 25 тис. американців і з'ясували, що 87% з них із задоволенням використовують будь-яку можливість працювати віддалено. Під час опитування GoodHire 45% респондентів заявили, що погоджуються на скорочення зарплати, якщо зможуть продовжувати виконувати роботу з дому.

#6. Попросіть залишити відгук

Це можна зробити відкрито чи анонімно. Так ви дізнаєтеся, яких помилок допускаєте під час мітингів, які види зустрічей працівникам подобаються більше, чого їм не вистачає. Використовуйте Google Forms або спеціальні онлайн-сервіси, такі як Slido, Jotform, Typeform

Опитування після зустрічі має бути коротким, швидким і простим. Ставити запитання потрібно чітко і по суті, щоб учасники змогли легко відповісти на них.

Можна використовувати рейтингові та відкриті текстові формулювання:

#1. Як би Ви оцінили сьогоднішню зустріч?

#2. Наскільки актуальною була для вас інформація? (за шкалою від 1 до 10)

#3. Наскільки корисно ви провели час? (1 — не почув нічого нового, 10 — максимально корисно)

#4. Про що ви хотіли б говорити більше/менше під час наших зборів?

#5. Яка інформація викликала у вас найбільший відгук?

#6. Чи маєте ви зауваження особисто для мене?

#7. Якби ви могли змінити одну річ у мітингу, що б це було?

Крок за кроком постарайтеся реалізувати пропозиції колег на наступних зідзвонах. Коли працівники побачать, що ви берете до уваги їхні думки, вони будуть більш відкрито ділитися ними.

Бажаєте отримувати дайджест статей?

Один лист з найкращими матеріалами за місяць. Підписуйтесь, аби нічого не проґавити.
Дякуємо за вашу підписку!
Курс з теми:
«People Management»
HR і рекрутинг
Веде Олександра Альхімович
25 липня 19 вересня
Олександра Альхімович