Особисті справи переплутані з робочими, між зустрічами немає навіть 10 хвилин на кава-брейк. А десь посеред дня Google встромив нагадування про ваше професійне свято. Коли відкриваєш такий календар, продуктивність опускається до позначки -100. Ви починаєте прокрастинувати, адже шансів виконати все задумане — немає.
Розбираємось, як зламати систему планування та змусити ваш календар працювати на вас, а не викликати розпач.
#1. Визначте найважливіші завдання
Головне завдання керівника — зрозуміти, де саме він може створити цінність для своєї компанії.
Зазвичай менеджер має дві-три основні навички, які приносять бізнесу особливу користь. Це може бути розробка стратегії, складної технічної архітектури, розвиток стосунків із ключовими клієнтами чи щось інше. Але, як правило, більшу частину робочого часу з'їдає рутина.
? Порада: визначте топ завдань, які приносять найбільшу цінність бізнесу, і які дійсно ніхто не зможе виконати замість вас. Підрахуйте, який відсоток робочого дня насправді займає рутина.
Спробуйте планувати свій розклад заздалегідь, наприклад, у п'ятницю. Визначте пріоритетні таски на наступний тиждень і спочатку додайте їх у свій календар. Виберіть 1–3 найважливіші завдання на день, які ви виконуватимете попри все, — і забронюйте для них час. Після цього розкидайте за графіком інші справи залежно від пріоритетності та цінності для себе.
Карта тижня допоможе вам скласти чіткий план і не відволікатися на справи, що з’являються. Планування наперед очистить умовну оперативну пам'ять мозку та звільнить місце для справді важливих завдань. Крім того, складаючи графік щоп'ятниці, ви зможете розслабитися на вихідних і не витрачати час на «розгойдування» на початку тижня.
#2. Видаліть, делегуйте, відкладіть
Після визначення пріоритетів позбудьтеся всього іншого, що заважає приділяти більше часу дороговартісній роботі.
? Порада: для всіх непріоритетних справ та будь-якого нового завдання поставте собі три запитання:
— Чи можу це видалити?
— Чи можу це делегувати?
— І зрештою, чи можу я відкласти це на потім?
Безжалісність у таких питаннях допоможе розчистити календар та зосередитись на головному.
Зростання можливе лише тоді, коли поєднуються стратегія та дисципліна. Доведеться розставляти пріоритети за ключовими пунктами і відмовитися від багатьох справ, які відвертають вашу увагу, пожираючи час.
#3. Розберіться у своїх біоритмах
У людини є природні цикли енергії та фокусу. Основний цикл — сну/пробудження, який кожен з нас проходить щодня. Є й інші, які працюють упродовж дня, тижня, навіть місяця. Розібравшись у своїх біоритмах, ви зможете практично хакнути продуктивність та обернути природу собі на користь.
Суть у тому, щоби з'ясувати ваш природний найкращий час для цілеспрямованої роботи, зустрічей, фізичних вправ, їжі, сімейного дозвілля тощо.
? Порада: проаналізуйте свій звичайний день. О котрій годині ви прокидаєтеся, коли не дзвонить будильник? Коли засинаєте? Подумайте про щотижневі цикли: ви свіжі у понеділок або розгойдуєтеся тільки до середини тижня? Так само можна знайти закономірності щодо будь-яких подій.
Наприклад, ви — відчайдушна сова, яка довго «прокидається» і досягає піку продуктивності до вечора. Помістіть найважливіші стратегічні завдання у вечірній слот графіка, а на ранок змістіть рутинні речі, які не потребують суперфокусу та креативу.
Найімовірніше, повністю змінити зовнішні фактори у своєму житті не вийде — але, знаючи піки своєї продуктивності, можна планувати важливі завдання. Зіставте необхідні дії з потрібним часом і не витрачайте свої найкращі слоти на другорядні справи.
#4. Бронюйте час на кожне завдання та розбивайте все на блоки
Будь-яке завдання, яке займає понад 30 хвилин, повинне мати свій слот у вашому календарі. Може здатися втомливим вносити в нього всі справи — але, пройшовши стадію заперечення, через якийсь час детального ведення плану ви зрозумієте, як багато всього робите за день.
Ба більше, так ви з подивом виявите «пожирачі часу». Йдеться про дрібні завдання, які робляться начебто «на ходу», але сумарно забирають великий шматок робочого дня.
? Порада: почніть із створення тимчасових блоків для цінних завдань і помістіть їх у найкращий слот свого розкладу (наприклад, кілька годин вранці на початку тижня). Подумайте про те, як має виглядати ваш ідеальний календар.
Крім того, уніфікуйте опис тасків — щоби вся важлива інформація була доступна відразу. Якщо у вас кілька проєктів, заголовок завдання варто почати з назви проєкту, короткої суті та ключових слів. Наприклад:
Laba/ Текст Хаки календаря/ Вичитка
Додайте максимум вступних або посилання на планер/канбан, де ця задача розписана.
#5. Спробуйте колірне кодування
Групуючи схожі завдання за кольором, можна швидко переглянути свій календар і переконатися, що він відповідає вашим цілям.
Допустимо, ви вирішили почати з трьох кольорів:
— жовтий для стратегічного планування
— синій — для рутини та роботи з паперами
— зелений — для зустрічей
Основне завдання такого маркування — спростити швидкий аналіз дня, щоб людина, навіть не вчитуючись, могла зрозуміти, що на неї чекає.
Використовувати колірне кодування можна і для групування завдань за найкращими слотами часу. Наприклад, якщо ви сова і вранці не здатні на креатив, а на завтра заплановано багато тасків щодо звітності — змістіть їх на ранок. Так піковий період вашої ефективності можна буде присвятити чомусь більш важливому.
? Порада: щоб не перетворити графік на веселку, почніть з кількох кольорів. Наприклад, якщо ви користуєтеся єдиним календарем, спробуйте відзначати робочі та особисті завдання різними відтінками.
#6. Внесіть у розклад перерви
Працюючи без відпочинку, ви відчуваєте когнітивну нудьгу, яка знижує фокус. Вчені Іллінойського університету (США) з'ясували: навіть невелика перерва допомагає не втрачати концентрацію, працюючи над одним завданням упродовж тривалого часу.
Виявилося, що мозок поступово перестає реєструвати подразник, що безперервно повторюється: відчуття, звук або почуття. Наприклад, більшість людей не відловлюють відчуття від дотику одягу до шкіри. Тіло звикає до цього, і стимул більше не реєструється в мозку. Те саме відбувається і з фокусом: мозок сприймає постійну стимуляцію як несуттєву — настільки, що стирає її з усвідомлення.
? Порада: залишайте у календарі слоти для перерв. Перепочинок протягом робочого дня дає можливість відпочити та освіжити свою увагу.
Є декілька схем перерв, які можна слідувати, щоб залишатися продуктивним. Наприклад, техніка Помодоро або правило 52/17, яке популяризував професор США Кел Ньюпорт у своїй книзі Deep Work. Він пропонує планувати не більше 52 хвилин сконцентрованої роботи та 17-хвилинну перерву між завданнями.
Важливий момент: протягом 17 хвилин відпочинку ви повністю відсторонені від роботи — навіть не заглядаєте в електронну пошту та не скролите стрічку Фейсбуку.
#7. Захистіть свій час продуктивності
Після того, як ви визначили та включили в кращі слоти свого розкладу цінні завдання, безжально захищайте їх. Робіть усе можливе, щоб не зміщувати ці таски, а рухати усі інші навколо них.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
