Експерт з бізнес-аналітики та фінансист Віктор Рижов впроваджує аналітичні системи в компаніях різного масштабу — від агрохолдингів до мережевого ритейлу. Він працює з різними системами бізнес-аналітики, але його головним інструментом є платформа Microsoft Power BI.
Навіщо бізнесу візуалізувати дані, які проблеми розв’язує автоматизація аналітики та у чому ключові переваги Power BI — в інтерв'ю.
Аналітика для клієнта
У сучасному світі найцінніше — інформація. Якщо вмієте в ній розбиратися та ефективно використовувати, бізнес буде успішним.
Цифр дедалі більше, ми в них тонемо. Візуалізація — рятувальний круг.
З нею можна швидко аналізувати масиви даних, визначати зв'язки та фокусуватися на тому, що справді важливо. У підсумку — ухвалювати рішення на основі фактів, а не інтуїції.
Аналітик збирає інформацію та витягує з неї головне для тих, хто ухвалює бізнес-рішення. Він повинен спілкуватися з головним замовником, хоч би ким він був — менеджером з постачання або директором з розвитку, якому потрібно знайти відповідь на запитання. Важливо, щоб аналітик правильно зрозумів цілі та завдання замовника, інакше вийде детальний, але марний для бізнесу звіт.
Якщо порівнювати інформацію з лотком сирих яєць, то аналітик — це той, хто готує для замовника яєчню.
Кому потрібний Power BI
Інструмент Power BI компанії Microsoft автоматизує звітність та аналітику, об'єднує дані з різних джерел та мінімізує ручну працю у підготовці звітів.
Інструмент корисний для:
- аналітиків — вони витрачають багато часу на механічне складання звітів, а це нудно і довго. Power BI допомагає налаштувати алгоритм роботи з даними, а потім використовувати його нескінченну кількість разів.
- middle та топменеджерів — у великих компаніях команди економістів-аналітиків готують звіти дуже довго, часто з помилками, а самі звіти виходять статичними. У цій ситуації робота того, кому призначено звіт, — менеджера з продажу, акціонера чи фінансового директора — безпосередньо залежить від економіста чи аналітика.
З Power BI аналітичні звіти перестають бути ексклюзивним продуктом фінвідділу. З ними користувачі можуть самостійно видобувати потрібну інформацію буквально в декілька кліків. Це розвантажує й самих економістів — вони отримують менше запитів на кшталт «А можеш у цьому звіті зробити у рядках роки, а в стовпчиках — місяці?» - власників невеликих компаній — вони економлять і не можуть найняти економіста чи аналітика — це дорого, і, найімовірніше, фахівець не матиме повного завантаження.
Власник має два виходи: найняти аналітика за додаткові витрати або використовувати Power BI, щоб отримати «аналітику без аналітиків». У другому випадку консультант разово налаштує алгоритм і працівники зможуть аналізувати дані самостійно, адаптуючи звіт під завдання.
Навіщо BI стартапу
У стартапів висока динаміка роботи. За статистикою, 20% із них зазнають краху в перший рік існування, і лише близько половини відзначать триріччя. Щоб не опинитися в групі потонулих, рішення потрібно ухвалювати швидко. Без аналізу показників не обійтись.
Стартапи рухаються методом спроб і помилок — вибираєш напрямок, спотикаєшся, падаєш, змінюєш курс. Аналітика допомагає виявляти закономірності та коригувати курс.
Коли клієнтів багато, кожен приносить дохід і загальні обсяги продажу великі, складно зрозуміти, на кому концентруватися. У таких ситуаціях варто пам'ятати про принцип Парето: 20% клієнтів дають 80% прибутку. Аналіз допомагає визначити найважливіших клієнтів для розробки стратегії співпраці з ними.
Power BI — не Excel
Power BI створено як платформу для інтеграції та візуалізації даних. Щоб будувати планові бюджетні моделі бізнесу чи рахувати, потрібен Excel. У ньому просто вести звітність, але незручно аналізувати її.
В Excel раніше було обмеження в 65 тис. рядків, зараз — 1 млн. У Power BI таких обмежень не може бути — там інша система.
В Excel немає розділення прав доступу, наприклад, коли керівник одного регіону не бачить інформації щодо іншого регіону. А Power BI це дозволяє.
В Power BI легко налаштовується автоматичне оновлення. До того ж Power BI щомісяця додає нові функції — це хмарний сервіс.
Power BI та конкуренти
У сегменті програм для самостійної бізнес-аналітики є три лідери — Power BI, Qlik та Tableau. Їх основна відмінність — у стилях візуалізації графіків.
Power BI дешевший за конкурентів. Ліцензія для одного користувача на місяць коштує близько $10, Qlik — $20, Tableau — $75. Power BI має і безплатну версію, якої вистачає для більшості користувачів.
Важлива характеристика Power BI — хороша інтеграція з іншими продуктами Microsoft: Excel, PowerPoint та іншими. Він може підключатися до різних джерел даних: окремих файлів і папок, офлайн-і онлайн-баз даних, сервісів на кшталт Salesforce, Facebook, Mailchimp, Google Analytics, до сучасних CRM-систем і систем телефонії.
Акваріуми, датчики KPI та графіки в Power BI
Power BI має близько 30 класичних візуалізацій — лінійні графіки, кругові діаграми, гістограми, датчики KPI. Крім стандартних, є ще бібліотека кастомних візуалізацій користувача, яка постійно розширюється самими користувачами. Додатково є конструктор візуалізацій для розробки індивідуальних графіків, але тут потрібні навички програміста.
Power BI призначений для того, щоб витискати з інформації суть — чим простіше, тим краще.
Візуалізація допомагає розуміти інформацію, бачити тенденції.
Для внутрішньої комунікації у компанії краще використовувати стандартні графіки, концентровані. Але у звіті аналітика для топменеджера потрібні не лише візуалізації, а й підказки, на які висновки звертати увагу.
Незвичайна візуалізація привертає увагу аудиторії, її можна реалізувати в Power BI — наприклад, за допомогою акваріумної теми або інших графічних підходів. Але якщо хочеться подати графік художньо, це завдання вже межуватиме з дизайнерським. Наприклад, щоб показати співвідношення вегетаріанців та м'ясоїдів у світі, можна намалювати звичайну кругову діаграму з різнокольоровими фрагментами, а можна — зобразити піцу з овочевими та м'ясними шматками.
Як готувати «яєчню» з даних
Джерела даних можна об'єднувати та створювати цілісну модель даних.
Наприклад:
Беремо витрати на рекламу, пов'язуємо кількість відвідувань сайту чи дзвінків із системи телефонії, додаємо цифри кінцевого доходу та розуміємо, скільки грошей принесли дзвінки. Можна визначити, скільки грошей витратили на рекламу у конкретний день, та зрозуміти, скільки тоді було дзвінків із замовленнями. Відповідно, можна розрахувати додатковий KPI, конверсію, співвідношення доходів та витрат.
Якщо певні дані потрібні постійно, можна налаштувати їх автоматичне оновлення. Тут також працює принцип приготування яєчні: беремо яйця з верхньої полиці, масло зверху, ковбасу знизу, змішуємо їх у певній пропорції, смажимо — готово.
Якщо налаштувати автоматичне приготування, алгоритм дій «запам'ятовується». Наступного разу не треба думати, де брати продукти та як їх поєднувати.
Як Power BI допомагає бізнесу — реальний досвід
Ситуація #1
Я прийшов працювати до агрохолдингу, де було 30 об'єктів. Економісти аналізували їх не окремо, а як єдиний напрямок — 30 разів формувати звіт щодо кожного об'єкту було складно та довго. Напрямок був прибутковим, але не було зрозуміло, який з об'єктів прибутковіший. Коли впровадили бізнес-аналітику, з'явилася можливість бачити доходи, витрати та прибуток кожного об'єкта. Виявилося, що чотири об'єкти є збитковими — частину з них продали, частину закрили.
Ситуація #2
В одній торговій компанії прийнято оцінювати ефективність менеджера за обсягом продажу — класичний KPI. Ми впровадили Power BI, підключили таблиці з даними про знижки для кожного клієнта та собівартість проданих товарів і почали оцінювати роботу менеджерів не за обсягом продажу, а за прибутком. Виявилося, деякі менеджери продавали багато низькомаржинального товару з великою знижкою й отримували хороші бонуси. В інших менеджерів обсяги продажу були скромнішими, але прибутки вони приносили більші. Після аналізу справедливість було відновлено.
Ситуація #3
Прибуток кількох точок однієї торгової мережі впав. Коли провели порівняльний аналіз прибутку на одного працівника в кожній із точок, то стало зрозуміло, що доходи магазинів у межах норми, а от персоналу забагато. З таким штатом виторгу має бути більше. Аналітика поставила керівництво перед вибором — скоротити штат чи «прокачати» його на тренінгах та навчити продавати більше.
Мережевий ритейл має аналізувати прибутковість торгових точок. Потрібно розуміти, скільки продавців працює у кожній точці та скільки кожен із них приносить доходу. Так у бізнесу з'являється обґрунтоване, а не інтуїтивне розуміння ситуації.
Як впровадити Power BI
Компанія має розуміти, які конкретні проблеми хоче розв’язати за допомогою Power BI. І сприймати впровадження як окремий проєкт із встановленими термінами та бюджетом. Потрібне навчання кінцевих користувачів — важливо показати, як за допомогою Power BI виконувати нагальні завдання.
Перш ніж впроваджувати Power BI, важливо зрозуміти:
- навіщо компанії система бізнес-аналітики?
- хто впроваджуватиме — консультант чи штатний працівник?
- якщо штатний працівник, то коли він це робитиме і яка фінансова мотивація для нього передбачена?
Аналітика без диплома
Базовий рівень використання сервісів бізнес-аналітики не потребує навичок програмування. Розуміння основних принципів дизайну є важливим, але програмувати не обов'язково.
Програмування в Power BI — це опис формул для розрахунку метрик та об'єднання даних із різних джерел. Більшість формул дуже схожі на екселівські, і користувачеві Excel опанувати їх просто.
Щоб користуватися результатами, спеціальні навички не потрібні тим паче. «Споживачеві» звітів не потрібно відкривати екселівський файл економіста і намагатися щось знайти у кілометрових таблицях. Візуалізація відкривається у браузері на комп'ютері, планшеті чи телефоні — це вже готова «яєчня».
Якщо є базові навички Excel, на створення простого графіка знадобиться 10 хвилин навіть без навчання, сервіс дуже інтуїтивний. А на побудову нескладної системи бізнес-аналітики в компанії у досвідченого користувача Excel може піти лише декілька тижнів.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
