Навіщо вручну вносити дані в Excel, якщо можна автоматизувати рутину. Облік стане швидшим і якіснішим, у команди з'явиться час на складніші завдання, а у керівника — точні дані для прийняття рішень.
Валентин Воробйов має 20-річний досвід у фінансовій сфері. Він працював фіндиректором мережі автозаправних станцій UPG, автоматизував та налаштував фінанси у «Будинок Іграшок», «Нова Пошта Україна», автоматизував роздільний облік витрат у Vodafone (програма SAP).
Нам Валентин розповів, як спланувати проєкт автоматизації обліку, вибрати потрібне програмне забезпечення та зібрати ефективну команду впровадження.
#1. Включіть автоматизацію у стратегію
Плануйте автоматизацію вже на етапі створення компанії з урахуванням стратегії розвитку та масштабування.
Часто на старті бізнес купує прості програми для поточних завдань. Але компанія зростає, збільшується кількість співробітників, ускладнюються процеси. І доводиться «переїжджати» на інше програмне забезпечення, оскільки рішення не справляється з новими завданнями: бюджетуванням, казначейством, роздільним управлінським та бухгалтерським обліком.
#2. Підберіть ПЗ
Вибирайте програмне забезпечення на основі завдань. Якщо необхідне повноцінне керування виробничим процесом — потрібна ERP-система.
Універсальне рішення для автоматизації в малому та середньому бізнесі — контур BAS ERP. Ця система розділена на блоки — можна вибрати спеціалізований для виробничого підприємства, аграрної компанії, ритейлу, сфери послуг і навіть ФОП.
Великий бізнес може розглянути такі рішення як SAP або Axapta.
В Україні існують компанії, які позиціонують себе як інтегратори SAP (найчастіше йдеться про спрощену версію — SAP B1, але є й масштабні рішення). Бюджет таких проєктів у рази більший, ніж на впровадження того ж таки BAS ERP. Зазначу, що SAP, Axapta та будь-які рішення на базі Oracle не підходять для завдань регламентованого локального обліку.
Якщо плануєте запустити інтернет-магазин, вибирайте програмне забезпечення, яке відповідає цій цілі.
Зверніть увагу, чи містить рішення:
- інтеграцію магазину із сучасними інструментами електронної комерції (наприклад, засобами оплати онлайн)
- обмін даними з вашою обліковою системою
- CRM
- інструменти автоматичного обліку лідів
#3. Проведіть передпроєктне дослідження
Така підготовка потрібна, якщо ви вперше вирішили автоматизувати облік або переїжджаєте на нове ПЗ. Не пишіть звіт за типовим шаблоном, де вказано необхідність абстрактних опцій, — це неефективно. Досліджуйте потреби, підготуйте унікальний звіт під конкретний проєкт.
На виході має бути зрозумілим:
- які завдання будуть закриті типовими рішеннями програмного продукту (наприклад, збір, обробка та систематизація даних, створення звітності, формування інформаційної бази для планування та контролю планів бізнесу)
- які зміни необхідно внести до системи під конкретні завдання (так, у ритейлі важливо відстежувати оборотність товару, вести облік матеріальної відповідальності за товари, виявляти залежані та неходові продукти)
Це допоможе сформулювати кінцевий результат та скласти бюджет впровадження.
Перед запуском проєкту автоматизації необхідно мати основу: описати бізнес-процеси, розробити форми звітності. З мого досвіду, «обкатувати» їх краще спочатку у зрозумілому і простому Excel — а потім переходити до більш складних, але ефективних рішень.
Наприклад, коли ми готувалися до переїзду на новий продукт обліку в «Новій Пошті», провели системне передпроєктне дослідження спільно з компанією «Коламбус». Воно тривало 3 місяці, а сам проєкт впровадження — 1 рік. До проєктної групи увійшли 16 фахівців, яких розбили на 4 підрозділи: продаж, логістика, фінанси та склад. На першому етапі було описано понад 40 процесів — як є і як буде. Саме це допомогло успішно переїхати на нове програмне забезпечення великому бізнесу зі складною структурою.
Навіть коли ви допрацьовуєте наявне програмне забезпечення — складіть план і розбийте його на етапи. Я керував проєктом запуску касових апаратів у тій самій «Новій Пошті» — це 3200 відділень, щонайменше 6400 осіб плюс термінали. Усі процеси потрібно організувати, всіх співробітників навчити. Розробити та впровадити ПЗ, переконатися, що воно працює правильно, адже будь-яка помилка в касовій дисципліні здатна вилитися в мільйонні штрафи. У підсумку тепер ви приходите у відділення та можете провести оплату карткою, там стоять РРО (касові термінали).
#4. Визначте підхід
Є кілька підходів до реалізації проєктів:
- Agile
- Waterfall
- Kanban
При будь-якому з них розбийте завдання на етапи та терміни. Проводьте щотижневі статус-мітинги у рамках проєкту автоматизації: фіксуйте питання, які не дозволяють рухатися далі, та оперативно їх вирішуйте.
#5. Оцініть бюджет
Грамотний підбір ПЗ та команди впровадження допомагає заощадити до 50% вартості проєкту.
Якщо ви хочете автоматизувати систему обліку в компанії, потрібний бюджет від $8 тис. за проєкт. А складні рішення для корпорацій (наприклад, підтримка SAP) — від $300 тис. на рік.
Не вірте рекламі на кшталт «Автоматизуємо ваш бізнес за 2 тижні та $2 тис.» Іноді ІТ-провайдери занижують вартість проєкту, але «підсаджують» компанію на дорогу підтримку. Після якісного впровадження вона має бути мінімальною.
#6. Забезпечте IT-супровід
Якщо проєктну команду з боку впровадження не роздувати, а підключити кількох професіоналів, ви скоротите бюджет у рази.
При впровадженні автоматизації для клієнтів-компаній я підбираю до команди IT-фахівців з досвідом реалізації подібних проєктів, бажано в аналогічних галузях. Наприклад, кандидати, які займалися такими завданнями у сфері послуг, зазвичай погано орієнтуються у специфіці ритейлу, де критична оборотність товару.
IT-команда та робоча група з боку бізнесу (з різних функцій — фінансів, логістики, HR) мають консультувати зовнішніх спеціалістів. Інакше великий ризик, що підрядники «зламають» систему і скажуть: «Як ви поставили ТЗ — так ми й реалізували».
Перед запуском проєкту сформуйте правильне технічне завдання. ТЗ дає чітке уявлення про інтерфейс та бізнес-логіку роботи функціоналу, виключаючи різні трактування.
Наприклад, ви попросили IT зробити платіжний календар. Вони зробили — але виявляється, треба, щоб він був за днями, а не тижнями, або статтями руху грошей, а не контрагентами, у валюті вашої країни, а не в доларах. Допомогти клієнту сформувати ТЗ, зрозуміле «технарям», може бізнес-аналітик (якщо він є у команді виконавця). І лише після того, як компанія затвердила ТЗ, а обидві сторони розуміють завдання однаково, можна братися за реалізацію.
Якщо на етапі тестування ви постійно стикаєтесь із помилками системи, краще знайти інших підрядників.
Прив'язуватися до географії при виборі команди для впровадження не обов'язково, наприклад, ми реалізували багато проєктів не лише в Україні, а й у Казахстані. Комунікації, навчання та супровід легко забезпечити онлайн.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
#7. Навчіть співробітників
Іноді автоматизація скорочує кількість персоналу, який виконував ці функції вручну, але не завжди. Якщо ви переходите на нове ПЗ — кількість співробітників не змінюється, але їм необхідна перекваліфікація, щоб виконувати більш складні та потрібні для бізнесу завдання (з аналізу, підготовки достовірних звітів та бізнес-планування).
Коли я навчаю автоматизації компанії клієнтів, розповідаю про ази фінансів, як складати та працювати з формами звітності, даю інструкції щодо використання нової системи. У рамках такого підходу багато бухгалтерів виросли до фінансових контролерів або фіндиректорів, оскільки здобули додаткові навички.
Дотримуйтесь плану автоматизації. Не допускайте, щоб «переїзд» або запуск нової системи перетворився на «ремонт» колишньої. Так буває, якщо обидві системи починають працювати паралельно або якщо неправильно розставлені пріоритети та план проєкту.
При переїзді на інше програмне забезпечення важливо швидко запустити, доопрацьовувати нову систему і «загасити» стару. Це найскладніший етап.
#8. Налаштуйте дашборд
Автоматизація допомагає створити зрозумілий і простий дашборд для керівників. На ньому, як на панелі приладів автомобіля, зручно відстежувати основні фінансові показники бізнесу. На практиці це BI-панель із ключовими звітами. Для кожного є свій час, коли дані можна вважати достовірними.
Такий дашборд дозволяє керівникам ухвалювати управлінські рішення. Наприклад, у програмах обліку є довідники договорів із зазначеними термінами дії. І якщо казначейство хоче провести оплату заявки на рух грошей, але термін договору минув — система не дає цього зробити. Коли перевищено ліміт бюджету статті, програма також блокує оплату або запускає її іншим шляхом узгодження.
Коли облік ведеться в Excel, його даним важко довіряти: вони можуть змінюватись ретроспективно, є високий ризик помилок через людський фактор. Програми перетворюють первинні дані, які вводять користувачі, на діаграми та графіки, а також налагоджують контроль.
У ПЗ можна налаштовувати робочі столи, наприклад, для менеджерів із продажу. Вони знають, на чому зробити акцент, яким клієнтам дзвонити, оскільки програма щодня дає підказки. Наприклад:
- який партнер має дебіторську заборгованість (пора нагадати про платіж)
- у яких товарів спливає термін придатності (треба продати насамперед)
Також програми допомагають складати календар закупівель — залежно від термінів виробництва, доставки товару, розмитнення та, наприклад, оборотності у ритейлі.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
