Близько 100 років тому психологиня Блюма Зейгарнік помітила одержимість нашого мозку невідкладними завданнями. І описала ефект, який пізніше назвали на її честь: ми краще запам'ятовуємо те, що ще не зробили, ніж те, що вже виконали.
Пізніше вчені з'ясували: навіть просто записуючи завдання, ми стаємо більш ефективними. Тобто навіть якщо справа ще не завершена, але є конкретний план, робота над завданням просуватиметься значно краще.
Списки справ послаблюють тривогу, дають нам план дій та слугують доказом того, чого ми досягли за день, тиждень або місяць. Але щоб такі переліки приносили користь, потрібно вміти їх складати.
Відібрали 9 списків продуктивності, які допоможуть владнати життя, а не вганятимуть у депресію та фрустрацію.
9 списків, які владнають хаос у роботі та житті
#1. Список «не-справ»
Цей метод описаний в книзі Дональда Роса «Не роби це. Тайм-менеджмент для творчих людей». Він допомагає встигнути зробити головне з плану роботи й зрозуміти, які справи дійсно важливі, а які можна відкласти.
Усі завдання потрібно розподілити за трьома списками: справи, завершені справи та не-справи.
У перший ви можете додати лише три пункти. Інші завдання опиняються у списку не-справ. Коли виконаєте задачу, відповідний пункт переходить до списку закінчених справ, подарувавши вам приємне почуття завершеності. А на його місце можна переносити нове завдання.
Наприклад, у вас на поточний день заплановано надіслати місячний звіт, зустріти батьків з потягу та сплатити за інтернет. Це ті невідкладні завдання, які не можна перенести на інший день і критично важливо завершити сьогодні. Відповідно, вони потрапляють у список справ. Сплатити решту комуналки, відповісти на листи й підбити решту робочих завдань — це не пріоритетно на сьогодні, тож пункти йдуть у перелік не-справ. Якщо, наприклад, ви вже зранку сплатили за інтернет, то цю задачу переносимо до списку завершених справ, а на її місце з переліку не-справ підіймається відповідь на листи.
Лайфхак: якщо ви любите автоматизацію, то існує окремий застосунок для iOS, який працює за цим методом, — ToDon't. Підписка на нього на момент публікації коштує $0,99.
#2. Список цілей на 90 днів
Деякі фахівці з особистої ефективності вважають, що цілі потрібно ставити саме на три місяці, а не на рік, як це робить багато хто. Так у вас буде більше шансів не втратити мотивацію та досягти бажаного.
Докладно розплануйте справи на найближчі 90 днів — і тримайте цей список завдань під рукою, щоб не забувати, що вам важливо, куди ви йдете і чого хочете досягти.
#3. Список, що біжить / Bullet Journal
Ця методика стане у пригоді тим, хто полюбляє створювати переліки справ від руки. Список, що біжить, дозволяє на одному розвороті планера наочно побачити всі завдання, плани та цілі, які ви поставили собі на тиждень. Система дуже гнучка.
Як створити список-утікач:
1. Поділіть сторінку на дві колонки. В одній будуть дні тижня, в іншій — справи. На перетині завдання і дня тижня, коли його необхідно виконати, намалюйте порожній квадрат. Якщо справа зроблена, клітину треба заштрихувати.
2. Якщо завдання переноситься — намалюйте стрілочку у квадраті й створіть новий у той день, коли завдання має бути виконане.
3. Якщо задача відпала сама по собі, позначте її хрестиком.
4. У випадку, коли завдання виконано не до кінця, заштрихуйте половину клітини.
#4. Список зробленого
Зазвичай ми просто викреслюємо завершені справи та забуваємо про них. А можна збирати їх в окремий список. Так ви побачите, як багато насправді робите, і наповнитеся мотивацією для нових планів.
Також можна вести перелік прочитаних книг, переглянутих фільмів, заходів, які ви відвідали, країн, які об'їхали, тощо.
#5. Піраміда продуктивності Бенджаміна Франкліна
У 20 років майбутній президент США розробив систему організації часу, якою користувався протягом усього життя. Сучасники назвали її «пірамідою Франкліна».
В основі піраміди — життєві цінності. Це моральні орієнтири у розв’язанні будь-яких завдань, які Франклін називав чеснотами. Для себе він визначив 13: поміркованість, мовчазність, любов до порядку, рішучість, ощадливість, працьовитість, щирість, справедливість, помірність, охайність, спокій, цнотливість і лагідність.
Наступний ступінь піраміди Франкліна — це глобальна мета. Вона базується на життєвих принципах та відповідає на запитання: «Чого я хочу досягти до N років?». Наприклад, запустити свій стартап.
Франклін завжди дотримувався розпорядку та розписував буквально кожен крок. Тому далі в його піраміді йдуть:
- генеральний план — покрокова інструкція щодо досягнення глобальної мети
- довгостроковий план — цілі на найближчі 3–5 років
- короткостроковий план — завдання на найближчий рік та місяць
- планування на тиждень і день
Усі щаблі піраміди розташовані послідовно — кожен наступний спирається на попередній. Метод Франкліна — це не типовий список продуктивності, а скоріше загальне бачення власного життя, але з максимальною деталізацією.
#6. Список дедлайнів
Зазвичай крайні терміни ми проставляємо, коли записуємо цілі або завдання. Але можна додатково скласти перелік усіх справ, які мають дедлайни, в хронологічному порядку. Так буде простіше заздалегідь орієнтуватися в тому, які задачі добігають крайнього терміну, ні про що не забути й правильно розподілити навантаження.
Такий перелік переважно стане у пригоді тим, хто веде блокноти й щоденники на папері. Звісно, любителям електронних планувальників календар нагадає про всі важливі справи. Проте бачити повний список найближчих дедлайнів по задачах не лише день у день, але й трішки заздалегідь — все одно зручніше.
#7. Список речей, які роблять вас щасливими
А також допомагають відновити сили та впоратися зі стресом. Такий перелік можна використати, щоби подбати про менталочку в скрутні часи. До нього можуть входити заняття спортом, відпочинок, масаж, медитації, смачна їжа, книги та серіали, письмові практики, спа-процедури й взагалі що завгодно, аби це вас по-справжньому тішило.
Тримайте список під рукою — і у важкі дні легко обирайте заняття, яке допоможе розслабитися та почуватися краще.
#8. Метод Тіма Ферріса
Спосіб планування від гуру продуктивності Тімоті Ферріса пасуватиме тим, кому важко дотримуватися суворого графіка і to-do списків.
Будуйте свій день так, щоб 20% часу займали найскладніші та найважливіші справи. Решта нехай іде своєю чергою. Умовно, якщо вам необхідно провести ділову зустріч, то потрібно вибрати день, час, тривалість — і суворо дотримуватися наміченого. Решту дня можна присвятити будь-якій поточній роботі.
Його метод стоїть на двох китах:
- Закон Парето: 20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль — лише 20% результату. Це означає, що потрібно зосередитися на діяльності, яка справді важлива.
- Закон Паркінсона: робота заповнює весь час, закладений на неї. Це означає, що на завдання необхідно відводити рівно стільки, скільки реально потрібно для його виконання.
Щоби більше встигати, не потрібно подовжувати тривалість робочого дня. Навпаки — скорочуйте її, фокусуйтеся тільки на дійсно важливому. Решту відмітайте або делегуйте.
Підходу Феррісса відповідає техніка планування 1–3–5. Її суть проста: до списку задач вноситься одна важлива справа, три середні та п'ять дрібних. Усього — дев'ять. Вони апріорі розподілені за терміновістю, що допомагає позбавитися відчуття авралу.
#9. Гнучке планування Стівена Гайза
Блогер, автор книги «MINI-звички — MAXI-результати» Стівен Гайз радить створювати правила самому. Його підхід до планування поєднує в собі простоту, свободу, продуктивність і гнучкість. Він складається з двох компонентів: великого календаря на місяць і маркерної дошки.
За допомогою календаря відстежуємо прогрес у звичках. Наприклад, ви хочете щодня читати по 10 сторінок книги та медитувати. Зробивши це, ставте в календарі галочки. Так буде легше слідкувати за прогресом і мотивувати себе продовжувати.
А поряд на дошці записуємо решту задач та фіксуємо бажані звички: від разових справ — до завдань, що повторюються. Гайз пропонує розбити їх на чотири категорії.
- Часто повторювані завдання. Корисні справи, які варто виконувати часто, але не обов'язково щодня. Наприклад: позайматися спортом, відповісти на листи.
- Справи на сьогодні. Разові завдання, які потрібно виконати протягом дня. Наприклад: надіслати посилку, зателефонувати комусь. Гайз не відносить до них справи з конкретним часом виконання на кшталт зустрічей та прийомів у лікаря. Їх фіксує в календарі на телефоні.
- Зробити незабаром. Справи на найближчий місяць, що не потребують негайної уваги. Наприклад: оновити дизайн сайту, сфотографуватися на паспорт.
- Зробити колись. Те, що ви хочете зробити протягом 5 років. Наприклад, відвідати якусь країну.
Ваш список задач може мати приблизно такий вигляд:
Що Гайз радить робити щодня, окрім запланованих невідкладних задач на «Сьогодні»:
- Дві-три мінізвички. Вони мають бути простими. Тоді ви не відкладете їх, навіть якщо втомилися або маєте мало часу.
- Два пункти зі списку завдань, що повторюються, — стовпчик «часто». Наприклад, позайматися спортом. На додаток або замість них у будь-який день можна попрацювати над справами зі списків «Скоро» та «Колись». Такий підхід враховує ваші основні цілі, але дає волю змінити плани.
- Обов'язкові разові задачі, якщо вони є, — наприклад, забрати пальто з хімчистки.
- Оцінювання себе наприкінці дня.
Будь-якого дня можна пропустити справи зі списків на дошці. Гайз називає це «побалувати себе», адже щодня не вийде бути однаково продуктивним.
Три загальних лайфхаки про списки справ
Більше деталей
У чому мета завдання? Які конкретні кроки потрібно реалізувати, щоб успішно його завершити?
Якщо ваш список справ недостатньо чіткий та зрозумілий, а складається з хаотичних нотаток, швидше за все, ви не зможете визначити пріоритетність завдань — і зрештою так нічого й не зробите.
Реалістичні дедлайни
Вам треба оцінити, скільки часу займе кожне завдання, щоб скласти життєздатний розклад на день. При цьому треба також враховувати відволікаючі фактори та закладати час на перерви.
Якщо вам важко чітко визначити потрібний для роботи термін, спробуйте хоча б кілька днів фіксувати проміжки часу для кожної задачі. Можливо, проблема не в тому, що ви недостатньо ефективні, — а в тому, що не відчуваєте час. У процесі роботи може здаватися, що справа швидка, але наприкінці тижня ви виявите, що витратили на неї пів дня.
Розбивати великі завдання на маленькі кроки
Ми часто боїмося великих проєктів та нескінченно відкладаємо їх на потім. Найкращий спосіб це подолати — ділити їх на невеликі блоки, з якими легше впоратися. Завдання «написати стратегію» звучить моторошно, тоді як «намітити ключові показники ефективності» викликає приємніші почуття, а отже, має більше шансів бути виконаним.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
