Ми витрачаємо в середньому до 5 годин на тиждень, щоб знайти загублені доки, і кілька годин — в очікуванні доступів до файлів та відновленні паролів до акаунтів. Сумарно цей просиджений марно час завдає компаніям збитків у більше ніж $1 трлн на рік.
Речі, які пожирають робочі години, дратують не лише роботодавців, але й самих співробітників. Наприклад, ніхто не хоче брати участь у нескінченних зумах, коли горять дедлайни. І це не єдина ситуація, що збиває з пантелику та відволікає від важливих задач.
Зібрали 8 пожирачів вашого часу, щоб ви змогли переглянути сумнівні процеси й нарешті знайшли час на обід.
#1. Пошук загублених доків
Згідно зі звітом дослідницької компанії Wakefield Research, 54% свого робочого часу співробітники витрачають на пошук документів та файлів, що загубилися в нетрях хмарного сховища або ноутбуку. Водночас 81% працівників заявили, що часто не можуть знайти необхідний документ у найвідповідальніший момент — наприклад, коли менеджер або клієнт терміново просять доступ.
Постійний пошук втрачених файлів завдає збитків як продуктивності співробітника, так і ревеню компанії. За статистикою, бізнеси з 1000+ працівників втрачають більше ніж $25 млн на рік, якщо співробітники із середньою річною зарплатою $80 тис. марнують на пошук файлів від 2,5 годин на тиждень.
Чому губляться файли та як організувати свою роботу з ними
Загальний лайфхак: створіть у своєму браузері робочу папку (наприклад, Important Docs) і додавайте в неї документи, до яких повертаєтеся найчастіше протягом робочого дня.
#2. Регулярні смолтоки з колегами
За результатами опитування серед 2000 американських працівників — 72% з них заявили, що саме короткі неформальні розмови роблять офісне життя більш-менш стерпним.
Серед переваг смолтоків: створення комфортної атмосфери в офісі, відсутність ієрархії під час неформального діалогу, можливість перемикнутися з робочих задач. Окрім цього, за розмовою біля кавомашини дійсно можуть народжуватися круті ідеї.
Однак затяжні та занадто часті смолтоки здатні зашкодити компанії так само, як і нескінченні пошуки загублених файлів. Працівники в США витрачають на короткі балачки до 2 годин протягом робочого дня. Таким чином, фінансові втрати для компанії від одного такого працівника на рік становлять близько $12 тис.
Як балансувати між бесідою з колегами та роботою
Враховуючи бенефіти смолтоків для продуктивності та побудови довіри всередині організації — повністю відмовлятися від них не варто. Однак занадто тривалі теревені можуть, навпаки, зашкодити продуктивності. Наприклад, якщо ваша бесіда з колегою про 200 улюблених відеоігор у Steam затягнулася на 40 хвилин і ви забули про міт із менеджером.
Або ж ви працюєте у великій компанії — офіс на 200+ співробітників розташований на декількох поверхах. І на кожному ви зустрічаєте колегу та охоче обмінюєтеся новинами, хоча у вас вже горить дедлайн.
Тож під час важливих справ радимо все ж не відволікатися на смолтоки, а відпочити за бесідою вже потім. Щоб колеги не ображалися, можете використовувати такі фрази: «Крута ідея, я повністю підтримую. Зараз мені треба закрити декілька важливих питань, а потім обговоримо?». Або «В тебе теж напружений понеділок? Мені здається, що таку цікаву тему варто відкласти й обговорити без поспіху».
Неформально спілкуватися з колегами — завжди приємно, тому ви навіть можете планувати теревені у своєму календарі. Якщо день обіцяє бути дуже напруженим — можна заздалегідь виділити лише один смолток біля кавомашини або залишитися вдома.
#3. Занадто часто погоджуватися на прохання колег допомогти
Як відповідальна людина ви не бачите жодних проблем у тому, щоб допомогти колегам. Якщо ж ви менеджер — відчуваєте ще більше зобов’язань перед командою, розумієте, що маєте лідити, менторити й надихати.
Тому на запитання «В тебе є хвилинка?» ви готові відкласти свою задачу та вислухати людину. Однак у реальності коротке уточнення може виявитися цілими 20 хвилинами вашого детального роз'яснення. Після цього ви можете відчувати роздратування, бо вас відволікли й тепер складно знову зосередитися на своїй задачі. А якщо у вашій команді 10+ людей, що мають безліч запитань до вас протягом дня?
#4. Нескінченні та виснажливі зуми
Поголовна втома від зумінгу — новий антитренд у глобальному робочому середовищі, що почав поширюватися під час ковіду (коли всі були на дистанційці). Окрім того, що конференції можуть віднімати багато часу, вони ще й викликають психологічну втому. Зокрема людині складно постійно бачити себе в режимі реального часу та підтримувати інтенсивний контакт віч-на-віч зі співрозмовником.
Добре ще, коли зустріч має гарний менеджмент, адженду, запрошені учасники — дійсно цільові стейкхолдери, а проджект-менеджер або ШІ-асистент ведуть meeting notes. Однак найчастіше ми стикаємося з протилежною ситуацією — і дуже нервуємо, адже неефективний мітинг пожирає наш час на обід.
Як перестати марнувати час на неефективні зуми
Пріоритизуйте лише ті зустрічі, які дійсно стосуються вас та ваших проєктів. Не бійтеся сказати PM, що певний мітинг не потребує вашої участі, а у вас є важливі задачі на запланований час. Натомість запропонуйте доєднати до зустрічі колег, які представлятимуть вас — для них це можливість отримати новий досвід.
Також гарним кейсом для компаній є відмова від зумів у певний день робочого тижня. Це допомагає зберегти психологічну рівновагу, гнучкість та зосередженість співробітників над поточними завданнями. Серед міжнародних компаній, які вже впровадили таку ініціативу, — Shopify, ESI Group, Accenture.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
#5. Отримання доступів до файлів, папок та паролів
Багато організацій — і великих, і стартапів — побудовані на об’ємному документообігу в хмарі, а також на екосистемі вебдодатків типу Asana, Notion, Slack, HubSpot та інших. Складнощі з отриманням доступу виникають і в поточних співробітників, і у нових колег.
Найпоширеніша ситуація: необхідно надіслати клієнту контракт та інвойс через 2 години, треба глянути фінальну калькуляцію — і ти чекаєш ці 2 години, поки з’явиться доступ до файлу з розрахунками. В результаті виявляється, що калькуляція складена неправильно, треба все переробляти, а час вже згаяно.
У нових співробітників може бути аналогічна ситуація: людина цілий день чекає, коли їй нададуть усі доступи до платформ та інструментів. І навіть отримавши всі паролі, люди найчастіше не виписують їх та забувають, а потім неодноразово звертаються до свого менеджера або PM із проханням відновити акаунти чи доступи.
Загалом, згідно з рисерчем компанії з кібербезпеки Yubico: час, який співробітники витрачають на скидання та відновлення своїх паролів, коштує компанії близько $5,2 млн на рік (з розрахунком на 15 тис. працівників).
Як оптимізувати надання доступів працівникам
Створення гнучкої та ефективної системи доступності файлів та додатків для всіх працівників — потребує часу, особливо у великих компаніях. Однак це операційна робота, яка має бути виконана — і надалі позитивно вплине на загальну продуктивність усіх відділів.
Так, в онбординг нового працівника слід закладати надання доступів до всіх необхідних файлів та інструментів. І краще, щоб за задачу відповідав один співробітник — HR (який проводить онбординг) або PM проєкту, до якого доєднується новачок.
Також експерти з корпоративної кібербезпеки не радять організаціям залишати паролі в хмарному документі, до якого може бути вільний доступ. Є гарні рішення для команд усіх розмірів: сервіси 1Password, LastPass або RoboForm дозволяють користувачам зберігати необмежену кількість паролів у своєму акаунті, доступ до якого заблоковано єдиним MasterPass (майстер-паролем). Компанії можуть обрати зручний для себе план підписки та отримати необхідну кількість ліцензій.
#6. Сипати задачами на колег і хаотично все пояснювати
Можливо, горять дедлайни або треба терміново себе розвантажити — і ви хаотично делегуєте задачі колегам, не пояснивши суті завдання і деталей. Люди починають плутатися, постійно повертаються до вас за додатковими роз’ясненнями, і це ще більше відволікає та дратує.
Як правильно делегувати задачі
Зберіть референси, призначте відповідальних і для кожного виділіть час для прояснення задачі. Делегуйте завдання, проговоривши всі деталі просто і доступно — так, що вам лишиться спокійно чекати на результат.
#7. Не виділяти час на відпочинок під час роботи
Щоб викроїти час на обід, варто працювати з перервами на відпочинок (шах і мат).
Мітинги йшли один за одним, нарешті закінчилися, а тепер треба переглянути проєктну документацію на 20 сторінок або вичитати статтю на 18 тис. знаків. Делегувати задачі не вийде, а очі вже лізуть на лоба від різкого перемикання з однієї справи на іншу без перепочинку. Через шалене навантаження продуктивність падає — і завдання доводиться робити довше, ніж зазвичай.
Як правильно відпочивати, працюючи
Американський психолог Алекс Сучжон-Кім Пан переконаний, що людина може досягати більше, коли робить менше. Про це він пише у своїй книзі Rest: Why You Get More Done When You Work Less.
Навіть коли ми не зосереджені на робочих задачах, наш мозок все одно виконує певну працю — аналізує, обробляє нову інформацію, генерує ідеї. Найінноваційніші з них часто спадають нам на думку саме в процесі відпочинку. І тому варто створювати острівці спокою впродовж робочого дня.
Наприклад, ви можете щотижня бронювати в календарі вікно Focus time, і колеги знатимуть: у цей час вас не варто турбувати. Якщо є можливість самостійно планувати навантаження, закладайте до 10 хвилин відпочинку після кожної об’ємної задачі.
Також корисним лайфхаком є 30-хвилинне дрімання (nap) між робочими задачами. При цьому важливо не думати ні про що важливе. Під час короткотривалого лежання із заплющеними очима ми відновлюємо сили та розвантажуємо свій мозок.
#8. Перфекціонізм
Як це не дивно, але перфекціоністи можуть суттєво порушувати дедлайни. Наприклад, вдосконалювати презентацію до ідеалу, хоча фактично вона вже готова.
Як бути перфекціоністом із користю
Пам'ятайте, що можна виконати одну задачу на 100% — або ж цілих три на 90%. Не варто накидатися одразу на найпривабливіше завдання, щоб довести його до ідеалу. Краще пріоритизувати всі таски на тиждень, розпланувати їх — і всю енергію розподілити рівномірно.
Також перфекціоністи зазвичай є генераторами креативних ідей, бо бачать потенціал для вдосконалення кожного проєкту. Головне — не братися за втілення самотужки, а залучити команду і надихнути своїх колег.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
