Приблизно 34 Гб — саме таку кількість інформації сучасна людина споживає щодня (схожі обсяги памʼяті мають багато пристроїв). Для порівняння: 40 років тому люди щодня отримували впʼятеро менше даних.
Та якщо через якийсь час ви захочете навести ці факти про мозок у розмові — існує велика ймовірність, що не зможете їх пригадати. І це не проблеми з пам’яттю, а наслідок інформаційного перенасичення. Мозок не пристосований до сучасного інформаційного потоку, впевнений експерт із продуктивності Тьяґо Форте. Він багато років досліджує те, як цифрові інструменти підвищують нашу ефективність і допомагають боротися з інформаційним хаосом. Його методика побудована на такому принципі: мозок створений для генерування ідей, а не для запам’ятовування всього підряд.
У своїй книзі «Запасний мозок. Як організувати цифрове життя і розвантажити голову» Форте пропонує практичну систему. Вона допомагає організувати інформацію, звільнити розум від зайвого та працювати зі знаннями так, щоб вони ставали інструментом, а не тягарем.
Записали основні інсайти з книги.
Чому нам всім потрібні нотатки
Ми споживаємо забагато інформації, а мозок здатен утримувати в короткочасній пам'яті лише 4–7 елементів одночасно. Решта розчиняється в потоці фактів, цитат і цифр. Тож виникає проблема, яку ми згадували вище: коли намагаємося пригадати цікавий факт із подкасту або статті, але марно шукаємо його в пам’яті.
Так само ми забуваємо геніальні ідеї для проєктів, які спали на думку під час поїздки в метро, або цитати з книжки, якими хотілося б поділися з друзями. Таке забування — нормальна реакція мозку на інформаційне перевантаження. Втім, це не означає, що ми маємо покладатися лише на здатність нашого мозку до запамʼятовування — і змиритися з втратою ідей та важливих інсайтів.
Яке рішення? Замість спроб запамʼятати все на світі — від списку покупок на тиждень до робочих задач на вчора — краще делегувати це «запасному мозку», тобто організованій системі нотаток.
Чому прості блокноти з нотатками — не варіант
Попри те, що чимало людей записують важливі справи — в месенджерах, застосунках чи просто в блокноті, — такі записи не завжди впорядковані й теж губляться.
Візьмемо, до прикладу, роботу. Дослідження компанії Microsoft показало: в середньому працівник у США витрачає 76 годин на рік на пошук загублених нотаток та файлів. Також є дані International Data Corporation, згідно з якими 26% робочого дня офісні працівники систематизують інформацію, розкидану різними системами — від робочої пошти до месенджерів та застосунків.
Якщо підсумувати, виходить, що значна частина часу йде не на роботу, а лише на пошук потрібної для неї інформації (і не завжди успішно).
Записувати думки на папері або в документ — хороша звичка, але хаотичні записи часто перетворюються на безлад. Без структури вони залишаються мертвим вантажем, адже не зрозуміло, де що шукати.
Нотатки мають охоплювати всі сфери життя — від робочих проєктів до побутових завдань — і бути впорядкованими так, щоб їх можна було легко знайти й використати. Для цього потрібен не просто блокнот, а цілісний підхід.
Як упорядкувати нотатки? Автор книги пропонує структуру CODE — це абревіатура з чотирьох ключових етапів, що допомагають організувати інформацію так, щоб вона працювала на вас:
- Capture (зібрати)
- Organize (організувати)
- Distill (розкласти по поличках)
- Express (явити)
1. Зібрати (Capture)
Ви ефективно і вибірково занотовуєте дійсно важливе, відкидаючи зайве.
У зборі інформації головне — позбутися хаосу і не зберегти забагато того, до чого ви не повернетесь. Щоб виділити найважливіше та відфільтрувати зайве, Форте пропонує ставити собі такі запитання:
- Це мене надихає? Тут можна збирати цитати, фото, ідеї, історії, які викликають сильні емоції.
- Це корисно? Зберігайте факти, дослідження, діаграми, інструменти, які можуть знадобитися в роботі або навчанні.
- Це особисте? Під цей критерій підпадають ваші рефлексії, спогади, світлини, скриншоти листування з близькими.
Головне правило — збирати лише те, що дійсно резонує, залишати інформацію, до якої ви точно повертатиметеся.
Що не варто зберігати в цій системі нотаток:
- Конфіденційну інформацію, яку ви бажаєте захистити (важливі документи, паролі, записи про стан здоров’я). Ваші нотатки мають бути доступними з будь-якого пристрою, а це потенційно полегшує доступ зловмисників до них. Для документів та інших важливих файлів краще виділити окреме, більш захищене місце.
- Специфічні формати або типи файлів, для роботи з якими потрібні спеціальні програми. Ви все одно відкриватимете їх через ці програми, так що немає сенсу тримати їх у нотатках.
- Дуже великі файли — вони можуть гальмувати застосунки для нотаток, які зазвичай призначаються для легких текстів або зображень.
2. Організувати (Organize)
Створіть чітку структуру даних, в якій ви легко орієнтуватиметеся і швидко знаходитимете потрібне.
Форте сам шукав для себе готову організаційну систему, яка підійде для нотаток — і, не знайшовши такої, яка б задовольняла його потреби, розробив її самостійно. Ця система називається PARA і розшифровується як «Проєкти», «Аспекти», «Ресурси» та «Архіви».
- До «проєктів» належать короткострокові задачі на роботі або особисті потреби — як-от дописати статтю, завершити рекламний проєкт, пройти курси з французької тощо.
Форте наводить приклад своєї теки з проєктами, яка має такий вигляд:
В цих окремих теках він зберігає актуальні нотатки з ідеями. Зазвичай, за словами Форте, більшість людей має 5–15 активних проєктів, якими можна керувати швидше за допомогою такого ведення нотаток.
- В «аспектах» ви зберігаєте довгострокові сфери, якими хочете керувати, і певні цілі. Наприклад:
- Серед «ресурсів» — теми або інтереси, які можуть бути корисними в майбутньому, але поки що не належать до проєктів чи аспектів. Наприклад, вивчити німецьку, підтягнути англійську (сфера освіти), придумати ідеї щодо додаткового заробітку та інвестування (фінанси).
- До «архівів» відправляємо неактивні елементи з трьох інших категорій. Серед них — проєкти, які ви завершили або з якихось причин скасували, і ресурси, які більше не є актуальними. До цієї категорії зазвичай повертаємося найрідше.
3. Розкласти по поличках (Distill)
Ми переглядаємо і стискаємо зібрану інформацію, залишаючи найголовніше: короткі конспекти замість десятків сторінок тексту, тезові ідеї замість кількох абзаців з «водою» тощо. Ця інформація знадобиться для наступного пункту.
4. Явити (Express)
Переходимо до практики, тобто застосування знань у реальному житті. Нотатки не нестимуть користі, якщо лежатимуть мертвим вантажем у памʼяті ваших гаджетів. Ідеї, які у вас зʼявляються, мають працювати — саме тому шукайте способи втілити їх у життя.
Як це може бути? Якщо ви давно малюєте, нехай і непрофесійно, зберігаєте безліч референсів коміксів та стежите за митцями, які вас надихають, пробуйте розвиватись у цій сфері. Можна почати зі створення листівок для друзів або запропонувати співпрацю компанії, яка вам імпонує, щоб зібрати портфоліо.
Система Форте відрізняється від звичайних нотаток тим, що орієнтована на дію (кінцева мета — використати інформацію в реальному житті), а не на збереження всього підряд. Систему можна адаптувати під усі сфери — від навчання й роботи до особистих справ.
Де варто вести нотатки
Цифрові записники — це сучасна альтернатива блокнотам, які допомагають швидко фіксувати ідеї та повертатися до них у потрібний момент. Форте радить обрати один надійний інструмент, а не зберігати нотатки в кількох програмах одночасно.
Які застосунки та інструменти можна використовувати:
- Evernote — для збереження текстів, статей та фото
- Notion — для створення структурованих баз даних, також він зручний для командної роботи
- Microsoft OneNote, який інтегрується з іншими офісними програмами
- Google Keep — простий, але дієвий варіант для швидких нотаток
- Apple Notes — ідеально для власників техніки Apple, щоб синхронізувати нотатки на різних пристроях
Також серед варіантів:
- застосунки для електронних книжок, звідки можна експортувати хайлайти й анотації
- застосунки соцмереж, де контент зазвичай можна додати у вибране та експортувати в застосунок для нотаток
- інші сервіси, програми та плагіни, які автоматизують процес експорту контенту з одного застосунку в інший
І головне — нотатки не мають бути ідеальними
Це одне з ключових правил ведення записів. Варто вимкнути свій перфекціонізм і робити нотатки не ідеальними, а зручними саме для вас. Ви маєте добре в них орієнтуватися та знаходити потрібну інформацію за лічені хвилини.
Те саме можна сказати й щодо застосунку: оберіть той, який здається зручним, і починайте занотовувати. Головне — вести всі записи в одному місці, а не розкидати по різних платформах.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
