Прибуток зменшується, витрати ростуть — і впливати на це здається неможливим. Вам щомісяця доводиться рахувати збитки й дедалі частіше керівництво питає: «Чому ми знову в мінусі?». В багатьох компаніях зараз одна й та сама ситуація: постійний тиск на маржу, просідання фінансових показників та відчуття безсилля. Але навіть у таких умовах можна заробляти більше. Для цього потрібен не новий ринок і не ідеальний sales-менеджер, а для початку — фінансовий порядок.
Як бізнесу повернути контроль над прибутком — розібралися з Юлією Сохань, Head of Finance Business Department у MHP і лекторкою на курсі «Контроль фінансів бізнесу».
Які категорії витрат зазвичай «тягнуть на дно», але бізнес їх часто недооцінює
З погляду фінансиста, є низка типових «зливів грошей», які зустрічаються майже в кожній компанії. Ці речі не завжди помітні, адже вбудовані в операційну рутину. Проте саме тут захований ключ до внутрішнього зростання, без зайвих витрат і ризиків.
Сировина та пакувальні матеріали
Це одна з перших статей витрат, яка здається очевидною. Але й тут є нюанси. Наприклад, деякі компанії закуповують сировину наперед на кілька місяців, щоб застрахуватись від коливання цін. У результаті — великі суми лежать мертвим вантажем на складі, а обігових коштів бракує.
📌 Приклад: підприємство замовило рулони плівки на 6 місяців наперед — але через зміну дизайну паковання третина так і не була використана.
Обладнання та його завантаженість
Я часто спостерігаю дві крайності:
- Одні працюють на застарілому обладнанні, де простій — норма, а собівартість висока.
- Інші вкладають мільйони в нову техніку, але вона працює на 20% завантаження, бо немає замовлень або продажі не дотягують до плану.
📌 Приклад: компанія закупила сучасну лінію фасування, але через погано налагоджений збут вона стоїть 4 дні з 7.
Запаси й залишки
Інша форма заморожених коштів. Склади повні, а продати нічого. Це результат відсутності прогнозування попиту або хаотичних закупівель.
📌 Приклад: підприємство закупило дорогі компоненти під сезон, який не відбувся через зміну трендів. У результаті — склад забитий, а ліквідність просіла.
Роздутий штат
Це одна з найпоширеніших проблем у компаніях, які не інвестують в автоматизацію. Коли процеси побудовані вручну — кожен документ проходить через 5 пар рук, перш ніж потрапить у систему або до відповідального. Якщо хтось із команди захворів або пішов у відпустку — процес стопориться: просто сповільнюється, а в гіршому випадку — створює збій в ланцюжку та затримує всю операційну діяльність.
Що менше автоматизації — то більше людей потрібно для того, щоби підтримувати бізнес на плаву.
📌 Приклад: у фінансовому відділі працюють 7 осіб, які вручну звіряють платежі з банком, клієнтськими рахунками, проводять оплати, вносять в Excel або бухгалтерську програму, готують внутрішні звіти.
Якщо автоматизувати платіжний шлюз, зробити інтеграцію з банком і базову систему обліку — можна залишити 2–3 людей. Система сама «підтягує» виписку, звіряє платежі, генерує стандартні звіти. Це не лише економія на зарплаті, але й суттєве зниження ризику людських помилок, які у фінансах можуть коштувати дуже дорого.
Ліквідність vs прибутковість
Бізнес на папері може виглядати прибутковим, але в реальності йому щомісяця бракуватиме грошей на зарплати або постачальників. Причина — розрив у ліквідності: гроші «є», але в запасах, дебіторці та довгострокових інвестиціях.
📌 Приклад: компанія мала річний прибуток 12%, але не мала «живих грошей», бо 60% дебіторської заборгованості були прострочені на 90+ днів.
Що робити бізнесу: 11 практичних кроків
Замість паніки та необґрунтованого підняття цін варто діяти стратегічно: проаналізувати витрати, знайти слабкі місця, переглянути процеси та вдосконалити їх.
#1. Проведіть аналіз витрат
Перший крок — проаналізувати, де саме виникає основний тиск. В деяких компаніях значну частку займають адміністративні витрати — в такому випадку треба переглянути управлінську структуру та рівень автоматизації. В інших головна проблема — це зростання вартості сировини. Тут варто працювати з постачальниками та шукати альтернативи.
У кожного бізнесу — свої болючі точки. Потрібно концептуально зрозуміти, які саме витрати найбільше з’їдають прибуток. І дивитися з погляду:
- Прямих витрат — все, що напряму йде у виробництво чи надання послуг: сировина, заробітна плата працівників цеху, логістика до клієнта.
- Змінних витрат — тих, що зростають або зменшуються разом з обсягами: пакування, бонуси продавцям, комісії.
- Непрямих витрат (адмінвитрат) — бухгалтерія, HR, офіс, ІТ, реклама.
#2. Проаналізуйте асортимент
Багато хто думає, що якщо робить більше — то й, відповідно, зароблятиме більше. Це міф. Насправді в більшості компаній 20% продуктів дають 80% прибутку, тоді як інші 80% — обслуговуються, але нічого не приносять або навіть є збитковими.
Приклад: виробник косметики мав 80 SKU (Stock Keeping Unit). Аналіз показав, що лише 12 з них стабільно генерують прибуток. Решта — обслуговують логістику, займають склад, але при цьому або не продаються, або мають дуже низьку маржинальність.
Потрібно розкласти прибутковість по кожній позиції. Подивитися, які продукти варто масштабувати, а які — зняти з виробництва або переформатувати. Те саме стосується послуг, напрямів бізнесу та клієнтських сегментів.
#3. Оцініть, що приносить дохід
Важливо не тільки аналізувати витрати, але й розуміти джерела прибутку. І тут мова не лише про продукти:
- Які канали продажів приносять найкращу маржу?
- Які клієнти купують повторно?
- Які послуги можна було б продавати як додаткову вартість?
Наприклад, один дистриб’ютор може вважати, що його головний дохід — гуртові продажі. Але після аналітики виявляється, що дрібні замовлення через сайт приносять більше маржі та майже не створюють адміністративного навантаження.
#4. Візьміть під контроль витрати
Бізнес має максимально чітко бачити структуру своїх витрат. Для цього варто:
- Провести деталізований аудит — розкласти витрати на групи: постійні, змінні, прив’язані до курсу, пов’язані з зарплатним фондом тощо.
- Визначити витрати, які не створюють цінності для клієнта або внутрішніх процесів, — і розглянути їхнє скорочення.
- Переглянути витрати на обслуговування — наприклад, чи не дублюються функції між відділами, чи потрібна така кількість ручної роботи.
Поспішне підняття цін — не завжди вдале рішення. Часто першопричина проблеми — не в доходах, а в неефективному розподілі ресурсів.
Міжнародні компанії — наприклад, Toyota — використовують дерево витрат. Це інструмент, за допомогою якого кожен процес (виробничий або операційний) розкладається на категорії витрат: сировина, матеріали, робочий час, простої, брак. Кожен елемент аналізується до дрібниць, щоб знайти джерело витрат і за можливості усунути його.
Втрата сировини — щось розсипається під час виробництва. Втрата матеріалів — плівка неправильно ріжеться. Простої на виробництві — обладнання не працює через неузгодженість між змінами. Все це — потенційні джерела внутрішніх резервів. Їх треба знаходити, навіть коли здається, що все оптимізовано.
#5. Автоматизуйте процеси, які можливо
Автоматизація — один із найпростіших способів знизити навантаження на команду та уникнути зайвих витрат. Тому розгляньте впровадження CRM- та ERP-систем, навіть у базовій формі:
- CRM-системи: HubSpot, Zoho CRM, OneBox + інтеграція з Power BI
- ERP-системи: SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, BAS ERP
У багатьох малих та середніх компаніях донині зберігається хаос у внутрішніх процесах, і автоматизація — далеко не вгорі списку пріоритетів. Власникам вона здається неочевидною, адже вони не бачать прямого впливу на прибуток. Крім того, це складно й дорого. Потрібні додаткові люди, яких і так бракує. ІТ-фахівці, які коштують недешево. І, звісно, час, якого завжди не вистачає. Коли й так прибуток невеликий, витрачати ще щось — страшно.
Фінансист має бути тією людиною, яка «увімкне світло» — пояснить, що автоматизація може не просто зекономити компанії 5%, 10%, а іноді й 20% витрат, але й дозволить не наймати додаткових людей в майбутньому. Бо коли зростають обсяги роботи — підвищуються й витрати на персонал.
Також важливо дивитися трохи далі: якщо компанія планує залишатися конкурентною через 5–10 років, автоматизацію треба починати вже зараз. Бо молодь не піде на нудну, рутинну роботу за копійки. І бізнесу доведеться адаптуватися. Інакше що буде? Бізнес росте, а разом із ним — купа ручної роботи, обробка таблиць, нескінченні обміни даними, а співробітників бракує.
Все це зʼїдає час, ресурси та прибуток. Тут і починається справжня місія фінансиста: переконати власника, що вкладення в автоматизацію сьогодні — це не витрата, а інвестиція.
Водночас якщо це маленький бізнес або ФОП, не обов’язково йти в дорогі IT-рішення. Excel — теж інструмент автоматизації, просто треба зрозуміти, куди компанія рухається та який її масштаб.
#6. Визначте KPI та бенчмарки
Коли є аналітика витрат і прибутків — потрібно закріпити її у вигляді KPI. Без цього компанія кожного місяця лише «гаситиме пожежі», але не матиме системної картини. Що саме варто вимірювати?
Ще один важливий момент — бенчмарки. Є відкриті звіти українських та міжнародних компаній, де можна подивитися рівень маржі, витрат, прибутковості. Дані можна знайти на таких платформах:
- Ukrainian Stock Exchange або SMIDA.gov.ua — публічні фінансові звіти українських АТ.
- YouControl та Opendatabot — аналітика по компаніях, зокрема дані з фінзвітності.
- Statista.com — міжнародні звіти з маржинальності, галузеві бенчмарки.
- KPMG, PwC, Deloitte — щорічні огляди ринків, зокрема в Україні (наприклад, Retail Report, Agribusiness Review).
Але важливо порівнювати «яблука з яблуками» (тими, хто працює саме у вашій ніші). Недоцільно рівняти швейну фабрику і нафтопереробку.
#7. Перегляньте підхід до імпортозаміщення
З валютною нестабільністю і зростанням цін на міжнародні ресурси — імпорт може стати основним джерелом тиску на собівартість. Альтернатива — часткове або повне імпортозаміщення.
- Перевірте, чи можливо змінити рецептуру продукту або конструкцію виробу без втрати якості.
- Спробуйте знайти альтернативи серед українських постачальників. На початку повномасштабної війни багато виробників косметики та побутової хімії в Україні перейшли з європейських упаковок (Польща, Італія) на українські (ТОВ «Екопак», «Пластікс-Україна»). Так вони зекономити 25—30% витрат на тару та пришвидшити терміни постачання.
Компанія натуральної косметики «Яка» раніше імпортувала частину пакування з Італії, але після 2022 року перейшла на ТОВ «Алекс Пром Груп» (Харків). Результат: час очікування 7 днів (замість 4 тижнів) і на 28% менші витрати на упаковку. Також у сфері HoReCa сім’я ресторанів GastroFamily замінила інгредієнти з імпорту на українські альтернативи: наприклад, спеції та олії від «Приправка» і «Оліяр», замість постачальників з Італії та Туреччини.
#8. Підіймайте ціни поступово
Якщо підвищуєте ціни — робіть це не одномоментно. Наскільки поступовим має бути процес, залежить від ринку, попиту, поведінки конкурентів та споживачів.
Один із прикладів — мережа «Аврора». На форумі 2024 року її згадували як один із бенчмарків. Її зростання було повʼязане зокрема з тим, що споживач почав економити й шукати дешевші товари. Це говорить про важливість адаптації до змін купівельної спроможності. Люди почали купувати не те, що хочуть, а те, що можуть собі дозволити.
Також потрібно зважати на категорію товарів. На непродовольчі (одяг, аксесуари, побутові речі) підіймати ціну особливо складно. Тут важливо враховувати, чи є попит на продукт у нових цінових межах та як змінюється структура витрат у споживача. Це товари не першої потреби, тому людина легко може від них відмовитися, особливо якщо ціна суттєво зросте.
А є продукти найпершої потреби — їх все одно купуватимуть, навіть за підвищеною ціною. Підняття цін тут можливе поступово — часто в межах інфляції або трохи вище. Якщо інфляція 12%, ціни можуть зростати на 10–20% упродовж року. Однак є і винятки — деякі категорії товарів дорожчали на 50–70% за рік.
Далеко не всім треба «йти в здешевлення». Так, частина покупців завжди буде шукати дешевші варіанти. Але завжди буде й стабільний сегмент, готовий платити більше за якість. Крім того, є цікава статистика: якщо порівняти 2021 рік (довоєнний період) із 2023–2024, кількість споживачів зменшилася на 30%, але загальні обсяги споживання в грошах залишилися приблизно на тому ж рівні. Тобто люди купують менше, але дорожче.
#9. Фокусуйтесь на роботі з постачальниками
Важливий блок, який часто випадає з фокуса, — закупівлі та постачальники. Це іноді здається другорядним, але насправді там теж може бути велика «дірка», яка впливає на собівартість та ліквідність бізнесу. Зверніть увагу на:
Можна скільки завгодно працювати над собівартістю через оптимізацію технологій або процесів, але якщо ціна закупівлі завищена або умови неефективні, це зʼїдає маржу. Фінансистам варто занурюватися глибше в цю зону, адже правильна робота з постачальниками — це стратегічна фінансова точка зростання.
#10. Співпрацюйте з іншими
В умовах ринку, який швидко змінюється, ізольованість — додатковий ризик. Компанії, що готові об’єднувати зусилля, часто виграють:
- Спільні закупівлі або логістика дозволяють зменшити витрати на одиницю продукції.
- Можна навіть тимчасово об’єднати виробничі потужності або склади, щоб скоротити витрати.
Під час енергокриз 2022 року виробники кормів для тварин Kormotech та Profeed тимчасово інтегрували свої логістичні хаби на заході України. Таке партнерство дозволило їм спільно зберігати продукцію, знизити витрати на електрогенератори та охорону. А Fozzy Group на якийсь час відкривала свої розподільчі центри для співоренди.
#11. Використовуйте підхід zero budgeting, якщо інші варіанти не працюють
Якщо здається, що всі резерви вичерпані, можна спробувати підхід zero budgeting. З ним часто працюють міжнародні компанії.
У типових ситуаціях, коли ресурси обмежені, керівники аналізують історичні бюджети або вже закладену собівартість. Але zero budgeting — це метод, за якого бюджет створюється з нуля. Кожному управлінцю пропонується певний обсяг коштів — не на основі минулих побажань, а виходячи з цілей компанії та наявних можливостей.
Наприклад, якщо ви хочете вийти на EBITDA в $100 млн, то починаєте з бажаного прибутку, визначаєте орієнтовні адміністративні витрати, маєте плани продажів — і на цій основі розподіляєте бюджети. Не від того, скільки відділ хоче, а орієнтуючись на те, скільки може отримати в жорстких умовах.
Це метод, який змушує переглядати витрати, викликає багато думок і часто — непрості рішення. Але в критичні моменти, коли стоїть питання виживання або банкрутства, це може бути єдиний ефективний спосіб вистояти.
Наостанок, згадайте уроки минулого: після валютної кризи 2014 року курс долара в Україні виріс втричі — з 8 до 24 грн. Компанії, що залежали від імпорту, опинилися перед вибором: або швидко трансформуватись, або втратити ринок. Упродовж року багато підприємств змінили постачальників, адаптували рецептури, шукали локальні альтернативи. Підняття цін було поступовим і продуманим — лише після адаптації процесів. У результаті більшість гравців повернулися до прибутковості вже за 1–2 роки.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
