Якщо ви наберете у фінансовий відділ забагато спеціалістів — вони працюватимуть розслаблено, і врешті нудьга почне демотивувати. Якщо ж наберете недостатньо — командам доведеться затримуватися в офісі допізна, що призведе до вигорання.
Як визначити, скільки спеціалістів має бути у вашому фінансовому відділі — і кого найняти в першу чергу? Які функції можна передати на аутсорс, а де без розширення внутрішньої команди не обійтись? Радить Олена Тимошенко — Director of Strategy and Finance у MakeUp Group і запрошена лекторка на курсі «Фінансовий директор» у Laba. Олена працювала в консалтингових компаніях, інвестиційним директором у Sterling Grace Fund і старшим аудитором у Deloitte. Її досвід роботи у фінансах — понад 18 років.
Які ролі — must-have у фінансовому відділі
У малому бізнесі фінансовий відділ зазвичай складається з 1–2 бухгалтерів, які ведуть бухгалтерський облік, працюють із дебіторами та кредиторами, займаються податковою звітністю. Для виконання складніших завдань, як-от податкове планування, аудит або юридичні питання, компанії часто залучають зовнішніх фахівців або консультантів.
Коли компанія зростає, варто наймати бухгалтера-казначея. Він візьме на себе cash flow: контроль каси, управління банківськими рахунками та забезпечення ліквідності.
Якщо компанія виходить на закордонні ринки, не обійтися без податкового менеджера. Причому важливо в кожній країні наймати окремого спеціаліста або віддавати функцію на локальний аутсорс під контролем керівництва холдингу.
Фінансові аналітики можуть доєднатися до команди дещо пізніше. Зазвичай це відбувається тоді, коли зʼявляється потреба в регулярному аналізі ключових показників бізнесу, а також глибшій оцінці впливу внутрішніх та зовнішніх факторів на результати компанії.
Наприклад, вони можуть оцінити фінансові результати за перший та другий квартали й презентувати висновки керівництву. Скажімо, виторг від продажу товарів зріс на 10%, а прибуток — лише на 2%. Хоча очікували щонайменше +5%. Проте собівартість сировини збільшилася на 15% — це й вплинуло на прибуток.
Ще одна із зон відповідальності фінансових аналітиків — допомога в розробці бізнес-стратегій та планів. Фінансові аналітики оцінюють перспективні напрямки для компанії, розробляють стратегію розвитку, пропонують методи реалізації планів. До прикладу, бренд одягу хоче збільшити в наступному півріччі продажі через сайт. Тоді аналітики складуть план дій та порахують їхню вартість.
На початковому етапі компанії може не бути потрібен фінансовий директор (CFO) на full-time. Проте необхідно чітко визначити, хто виконуватиме функцію контролю за фінансами бізнесу. Нерідко засновники на початку беруть її на себе.
Чим взагалі займаються фінансові директори? Завдання цього фахівця — забезпечити стабільність фінансових процесів та досягнення фінансових цілей компанії. До списку його обовʼязків зазвичай входять:
- Фінансове планування і стратегія: CFO розробляє довгострокову фінансову стратегію компанії, аналізує ринки та ризики, планує ресурси для реалізації бізнес-цілей.
- Управління бюджетом: фінансовий директор аналізує відхилення між плановими та фактичними результатами й коригує стратегію.
- Контроль фінансової звітності: фахівець забезпечує своєчасність фінансових звітів, а також перевіряє, чи відповідають вони стандартам бухгалтерського обліку та вимогам регуляторів.
- Управління cash flow: CFO контролює надходження та виплати коштів компанії, забезпечуючи достатній рівень ліквідності для підтримки роботи бізнесу.
- Інвестиції та фінансування: фінансовий директор генерує ідеї щодо залучення зовнішніх фінансів (кредити, випуск акцій) або інвестування в нові проєкти, а також керує інвестиційним портфелем компанії.
- Аналіз фінансових показників: фахівець оцінює ключові показники ефективності (KPI), щоб забезпечити економічну ефективність роботи компанії.
- Співпраця з іншими керівниками: CFO тісно взаємодіє з генеральним директором (CEO) та іншими керівниками для того, щоб фінансова стратегія підтримувала загальні бізнес-цілі.
- Управління ризиками: фінансовий директор ідентифікує та мінімізує фінансові ризики, які можуть вплинути на діяльність компанії.
Олена: «Оборот валового виторгу, при якому варто залучати CFO, залежить від багатьох факторів, зокрема від складності бізнесу, галузі та потреби в управлінні фінансами. Проте на практиці існує орієнтир: оборот $10–50 млн/рік. Коли компанія досягає цього рівня річного обороту, потреба у фінансовому директорі стає відчутною. Це повʼязано зі зростанням обсягів фінансових операцій, складністю управління грошовими потоками та необхідністю розробки фінансової стратегії.
Хоча є й інші фактори, які впливають на потребу в CFO:
#1. Підвищена складність операцій при нижчих обсягах. Навіть якщо оборот компанії нижчий ($5–10 млн/рік), але бізнес має складну структуру (наприклад, міжнародні операції, кілька юридичних осіб, активне залучення інвестицій), фінансовий директор може стати необхідним для ефективного управління та зниження ризиків.
#2. Залучення інвесторів або вихід на зовнішні ринки. Якщо компанія починає залучати значні інвестиції або готується до виходу на зовнішні ринки (навіть при відносно невеликому обороті), CFO може бути важливим для підтримки довіри інвесторів та забезпечення правильного фінансового контролю».
Структура фінансового відділу залежно від розміру компанії може виглядати так:
Як визначити, чи розширювати фінансовий відділ
Олена: «У формуванні фінансового відділу я переважно дотримуюсь правила: робити більше з меншою кількістю робочих ресурсів. Краще, щоб завжди було трохи менше людей, ніж традиційно потрібно на такі завдання. При цьому важливо не перегинати палку й не доводити колег до стану вигорання та бути змушеним потім набирати нову команду, бо ваша на межі каросі.
Завдання керівника — розібратися в кожному процесі та оцінити, скільки часу треба на кожен із них. І відповідно до цього добирати людей. Будь-який процес у фінансах можна покласти на цифри.
Також важливо закладати час на форс-мажори (зокрема для завдань, які ви передаєте на аутсорс), прохання співробітників на кшталт сходити до лікаря або забрати дітей зі школи, а також різницю в менталітеті, якщо ви працюєте з міжнародними командами.
У кожній країні є свої особливості. Наприклад, у Франції не дозволено на законодавчому рівні телефонувати співробітникам після шостої вечора. Ще в країні робочий тиждень складає 35 годин, а не 40, як ми звикли».
Є винятки, коли правило «менше = більше» не працює:
#1. Компанія активно зростає. Виходите на нові ринки? Відповідно — виникає потреба в більшій кількості людей. Компанії щонайменше потрібно буде найняти фахівців, відповідальних за міжнародне оподаткування. Розповсюджена хвороба стартапів — коли все валиться на одну людину і немає чіткого розділення обовʼязків. Так ви точно не досягнете якісного результату.
#2. Команда постійно овертаймить. Припустимо, головний бухгалтер приходить із проблемою, що всі перевантажені, багато роботи й весь відділ стабільно затримується в офісі до 8–9 вечора. Тоді зрозуміло, що потрібно додавати ресурси й розглянути, як можна автоматизувати процеси.
Олена: «Попередньо варто проаналізувати, чи справді є потреба в розширенні команди. Співробітники зайняті тим, що приносить користь бізнесу? Чи не "зʼїдають" їхній час завдання, які вони за звичкою виконують лише тому, що колись хтось їм сказав, що це потрібно?
Переглядати бізнес-процеси та визначати потреби в розширенні (або скороченні) фінансового відділу раджу робити принаймні раз на рік».
Коли варто розглянути аутсорс замість розширення in-house команди
В організації фінансових процесів є два шляхи: наймати в команду або працювати з аутсорсинговими компаніями.
Які фінансові функції можна делегувати на аутсорс:
- Частково — бухгалтерію. Наприклад, облік витрат/доходу, облік лізингових операцій. Штатний бухгалтер часто коштує компанії дорожче за аутсорсинг приблизно в 5–10 разів.
- Нарахування зарплат. Нарахування заробітної плати — складний процес, пов’язаний з різноманітними законодавчими вимогами та податками. Через велику кількість нюансів у процесі часто «вилазять» помилки. Аутсорсингові компанії можуть адаптувати свої послуги до потреб бізнесу (незалежно від того, чи у вас працює 100, чи 1000 співробітників), часто за допомогою софту, який забезпечує доступ до даних про зарплати в реальному часі (і зазвичай дорого коштує, особливо якщо його купувати невеликій компанії).
- Розрахунок та адміністрування специфічних видів податків. Дотримання податкового законодавства — складний лабіринт нормативних актів, термінів та законів, які постійно змінюються. Обробка податків виключно in-house може бути ризикованою та трудомісткою, часто потрібна команда, яка добре обізнана з місцевими та міжнародними податковими кодексами. Передача цих функцій на аутсорс може зменшити ймовірність помилок і забезпечити відповідність компанії законодавству.
- Підтримка з юридичних питань у різних країнах. Для розвʼязання юридичних питань бізнесу необхідно найняти локального юриста в команду або передати завдання на аутсорс місцевій компанії. Другий варіант зазвичай добре працює: ви отримуєте локальну експертизу, і коштує це часто менше, ніж зарплата штатному юристу.
Олена: «Проте аутсорсинг не означає, що ви маєте відпустити задачі іншій людині або компанії та зовсім не стежити, що там відбувається. Я неодноразово стикалася з випадками, коли через недостатній контроль задачі виконувались неякісно і невчасно. Тому в компанії обовʼязково має бути in-house команда або окрема людина (це може бути й фінансовий директор), яка простежить, щоб завдання були коректно та якісно виконані й щоб це відбувалося в рамках узгоджених дедлайнів.
Ось що потрібно контролювати в першу чергу:
#1. Податки. Фінансовий директор має спати спокійно, розуміючи, що податки правильно розраховані, вчасно перевірені та сплачені.
#2. Планування платежів. Перевіряйте, чи всі платежі заплановані та проведені. Якщо ви бодай раз затримаєте зарплату співробітникам — вони замисляться про пошук іншої роботи. Якщо вчасно не заплатите постачальникам — припинять постачати вам товар. Особливо це важливо в ритейлі, де потрібно все робити швидко.
#3. Фінансова звітність. Звітність — це основне джерело інформації для власників бізнесу, менеджменту, інвесторів та ринку. Важливо організувати процес складання фінансової звітності так, щоб усі філії були здатні подати фінансову звітність у межах кількох днів (звітного періоду)».
Загальне правило для делегування будь-яких завдань: вчасно контролюйте й оцінюйте результати. Встановіть KPI, щоб відстежувати ефективність аутсорсингу та регулярно проводити аналіз результатів. Інакше у співробітників може сформуватися уявлення, що їхня робота або не важлива, або може бути виконана невчасно чи неякісно.
Як підійти до скорочення фінансового відділу з мінімальними ризиками для бізнесу
Специфіка фінансових команд — у тому, що їх необхідно довго і ретельно підбирати. Звільнити навіть одного спеціаліста — значить просісти в низці процесів та перевантажити решту команди на період пошуку заміни.
На складі можна скоротити працівників та пізніше найняти нових — або будь-де, де потрібно працювати руками й де можна досить швидко навчити нових людей. Ще практику наймання-звільнень практикують в аутсорсингових IT-компаніях. Вони набирають людей, коли багато проєктів, а після релізу, якщо не зайшов новий для цієї ж команди, — скорочують фахівців. Проте у фінансовому відділі так не працює.
Олена: «На мою думку, це відділ, де варто урізати команду вкрай обережно. Навіть якщо компанія переживає кризові часи та думає про припинення діяльності, це фахівці, які подаватимуть ліквідаційний баланс.
Тому далекоглядний керівник має розглянути інші способи, як компенсувати витрати на команду. Наприклад, ввести скорочені робочі тижні. Це дозволить і співробітнику, і компанії пережити важкі часи.
Найкращий приклад керування процесом скорочень, який я спостерігала за карʼєру, був у Deloitte. Під час кризи 2008–2009 років цій компанії, як і багатьом іншим, довелося піти на скорочення штату в українському та інших офісах. Проте частину скорочених співробітників Deloitte рекомендував у компанії партнерів, і багатьом допомогли знайти роботу.
Компаніям меншого розміру, які не мають таких звʼязків та можливостей, як Deloitte, я однаково раджу звільняти команду помірковано:
— скласти рекомендаційний лист для наступного роботодавця
— запропонувати підтримку кар’єрного коуча, допомогу з оновленням CV та пошуком вакансій
Чого не варто робити (я з цим не стикалася, але знаю, що така практика існує) — це казати спеціалісту, що зараз завдань для нього немає, як і грошей на його зарплату, але все ж вимагати, щоби про всяк випадок він залишався на звʼязку і приходив в офіс кілька разів на тиждень».
Бажаєте отримувати дайджест статей?
