Логістика — одна з найбільших статей витрат компанії. Навіть якщо у вас поки що не так, зачекайте, доки не почнете зростати. Водночас логістика — це інструмент, який допомагає доставляти більше, швидше й вигідніше — а значить, може прискорити розвиток бізнесу. Компанії, які вкладаються в логістичні процеси ще до виникнення проблем, отримують перевагу на ринку.
Як зрозуміти, які витрати можна скоротити? Як мінімізувати ризики, щоб не допустити зупинок бізнесу через збої в логістиці? Розібралися з Head of Transport Logistics Department у PROSTOR Альоною Кращиною, як знизити витрати на транспортування та зробити процес доставки передбачуваним. Скоро в Альони стартує курс «Управління логістикою» в Laba.
Автопарк vs підрядники: коли власний транспорт виправдовує інвестиції
Одного бажання — «хочу мати свій транспорт» або навпаки — недостатньо. Треба все прорахувати. По-перше, сформулюйте стратегічне бачення своєї логістики.
Як виглядатиме ваша модель доставки? У вас багато магазинів в одному регіоні чи клієнти розкидані по всій Україні? Можливо, ви плануєте міжнародну логістику: частину доставок — по Україні, частину — до Європи або ще далі?
По-друге, враховуйте, які саме у вас вантажопотоки. Це можуть бути габаритні палетні вантажі або ж невеликі коробки, наприклад, із взуттям. Різні типи — різні вимоги до транспорту.
Наприклад, щодня з вашого складу по Києву їде повна, нехай і невелика, машина з коробками взуття. Тоді логічно замислитись про власний транспорт компанії, адже ви щодня наймаєте авто для доставки й можете порахувати, скільки вам обійдеться доставка своєю машиною. Така операційна модель може бути вигідною, коли ви робите вже від 15–20 доставок на день.
По-третє, проаналізуйте, де розташована кожна торгівельна точка. Можливо, вони розкидані по різних містах (у кожному по одній) — такий маршрут для власного транспорту може виявитися надто довгим і неможливим лише для однієї автівки.
Тут відповідь дадуть цифри. Якщо у вас статичні маршрути, які, наприклад, щоденно повторюються, і ви точно можете порахувати їхню вартість, то можна:
- точно підрахувати ціну доставки найманим транспортом
- розрахувати модель, коли такі самі рейси виконує власна машина
- порівняти витрати обох варіантів на короткому проміжку часу
- оцінити, як буде виглядати ваша логістика через рік, 2, 5, 10, — враховуючи амортизацію власного транспорту, зміни вартості найманого, витрати на обслуговування та персонал
Так ви отримаєте чітке розуміння того, який варіант вигідніший в короткостроковій та довгостроковій перспективі, — і зможете планувати розвиток транспортної стратегії більш обґрунтовано.
📝 Якщо обсяги перевезень стабільні, а оренда транспорту коштує більше за утримання власного, варто розглянути купівлю своєї машини.
Це дозволить оптимізувати витрати в конкретному регіоні, а згодом — масштабувати цю модель на інші. Наприклад, Одеса теж показує стабільно великий обсяг замовлень. Тож можна й там побудувати власну логістику, якщо це економічно виправдано.
На перший погляд, співпраця з підрядником здається легким рішенням. Не потрібно турбуватися про ТО, зарплати водіям чи облік амортизації. Але за цією зручністю ховаються ризики, які можуть обернутися для бізнесу втратами прибутку — або навіть репутації:
#1. Втрата контролю в пікові періоди. Сезонність у продажах — це не виняток, а правило. У пікові дати підрядники можуть перемкнутися на вигідніші для себе замовлення, зменшити кількість доступного транспорту без попередження або взагалі не вийти на маршрут, залишивши вас із товаром та обіцянками перед клієнтами.
Порада: заздалегідь моделюйте пікові навантаження та фіксуйте в контрактах обов’язкову мінімальну кількість авто, яку підрядник мусить надати у високий сезон.
Amazon активно інвестує у власну інфраструктуру доставки. Компанія запустила Amazon Delivery Service Partner Program, щоб створювати мережу мікроперевізників під своїм брендом. Також Amazon має флот з понад 30 тис. вантажівок, 100+ вантажних літаків. Мета — мінімізувати залежність від FedEx, UPS, USPS і мати контроль над SLA (рівнем обслуговування). Цей підхід дозволяє Amazon керувати піковими навантаженнями самостійно — без сюрпризів від підрядників.
#2. Низька якість «резервних» перевізників. Якщо в критичний момент доводиться шукати першого-ліпшого підрядника — часто ним стає перевізник без репутації, стабільних замовлень або елементарної технічної надійності. Доставки можуть затриматися, товар — зіпсуватися, а витрати на компенсації та знижки — значно зрости.
#3. Відсутність чіткого визначення відповідальності. У багатьох підрядних договорах нечітко прописана відповідальність за порушення графіку, пошкодження вантажу та простій на завантаженні або розвантаженні. Це створює зону сірого ризику, яку складно юридично довести, коли щось пішло не так.
Тож навіть якщо вартість доставки підрядником і власним транспортом приблизно однакова, свій автопарк може вигравати. Зокрема завдяки повному контролю над перевезеннями. Ви можете перелаштовувати роботу оперативно, не витрачати час на додаткові узгодження з перевізниками (пошук можливостей підрядника, домовленості, підписання зайвих угод).
Також це дає змогу самостійно управляти графіками водіїв, підлаштовуючи їх під реальні потреби бізнесу. А ще — контролювати технічний стан транспорту: своєчасно проводити ТО, зменшувати ризики поломок у рейсах та підвищувати безпеку перевезень.
📝 У багатьох випадках купівля власного автопарку починає приносити відчутну економію вже через 3–5 років. Цей термін може бути ще коротшим, якщо компанія має стабільний обсяг рентабельних рейсів.
Як порахувати рентабельність власного автотранспорту
Крок 1: Розрахуйте вартість доставки підрядником
Порахуйте середню вартість доставки однієї одиниці товару (наприклад, пари взуття або коробки з нею), користуючись послугами перевізника.
Крок 2: Змоделюйте маршрути власного транспорту
Складіть кілька типових маршрутів для свого регіону (наприклад, Київ та область) і порахуйте, у скільки обійдеться виконати ці маршрути власним транспортом.
Детально проаналізуйте, скільки коштуватиме експлуатація автопарку щомісяця. Ось основні статті витрат:
- Паливо. Стабільний пункт, який легко прорахувати на основі кількості рейсів та пробігу.
- Технічне обслуговування (ТО). В перші роки нові авто потребують лише регулярного обслуговування — заміна мастила, фільтрів, розхідників, шиномонтаж, мийки. Але ці витрати — системні, і їх потрібно враховувати в бюджеті з самого початку.
- Оплата праці водіїв (ЗП чи погодинна ставка). Залежно від маршрутів — один або два водії на машину. Це зарплати, податки, відпускні та супутні витрати.
- Ремонтні роботи. Зі збільшенням пробігу зростають витрати на запчастини, діагностику та глибше техобслуговування.
- Амортизація та фінансова модель придбання. Лізинг, кредит або купівля за власні кошти — кожен варіант має свої податкові та бухгалтерські нюанси. Амортизацію найчастіше розраховує бухгалтерія — і краще, щоб цим займався спеціаліст.
- Податки та реєстраційні платежі. Оформлення кожного авто — це не лише номерні знаки й техпаспорт. Додаються витрати на страхування (ОСЦПВ, КАСКО), щорічні податки на транспорт і сертифікацію (якщо це спецтранспорт).
- Адміністративні витрати (механік, логіст, начальник відділу). У власному автопарку не обійтись без таких фахівців. Механік стежить за технічним станом транспорту й оперативно займається ремонтом, щоб машина не підвела в найвідповідальніший момент. Логіст планує маршрути, контролює навантаження та забезпечує все, щоб доставка йшла за планом і вчасно. Начальник відділу керує всіма процесами: організовує роботу команди, слідкує за документацією, безпекою та постачанням запчастин, щоб усе працювало без збоїв та з максимальною ефективністю.
❗️ Часто компанії не враховують неочевидні витрати, продовжуючи вкладати у власний автопарк значно більше, ніж очікувалося. Наприклад, інвестувати в машину, яка постійно в ремонті, споживає більше пального, простоює — але емоційно з нею не готові попрощатися.
На цьому етапі власники нерідко ігнорують просту економіку: новіша машина коштує дорожче, але витрати на її обслуговування будуть нижчими, а ефективність — вищою. Натомість гроші й далі «вливають» у старе авто. І тут головна помилка в тому, що ніхто не рахує, скільки реально коштує утримання кожної машини.
Крок 3: Порівняйте витрати
Тепер просто зіставте дві цифри:
- Доставка підрядником: 100 грн
- Доставка власним транспортом: 32,5 грн
Економія — 67,5 грн на одиниці. Помножте це на свій середньомісячний обсяг — і отримаєте реальну дельту економії.
…або використовуйте комбіновану модель доставки
На практиці рідко яка компанія повністю покладається лише на свій автопарк або виключно на підрядників. У більшості випадків ефективно працює комбінований підхід: власний транспорт для базових регулярних рейсів + логістичні підрядники та поштово-курʼєрські служби для пікових навантажень і масштабування.
Порада: домовленості про співпрацю та обсяги вантажів у піковий сезон мають бути закріплені не в грудні, а ще у жовтні або навіть раніше (якщо, наприклад, ви продаєте новорічні та різдвяні подарунки й товар має бути на полицях магазинів уже на початку грудня або раніше). Інакше ризикуєте залишитися без транспорту в найгарячіший момент.
Скільки закладати на форс-мажори
Коли ви рахуєте вигоду від власного транспорту і бачите, що, скажімо, економите 80 грн на кожній коробці, — це звучить привабливо. Але це розрахунок за ідеальним сценарієм. У реальному житті є фактори, які можуть «зʼїсти» цю економію. Один із них — форс-мажори.
Що означає «закласти буфер на форс-мажори»:
#1. Ризики, пов’язані з непередбачуваними ситуаціями. Потрібно мати бюджет на ремонт при форс-мажорах, коли щось ламається не за графіком. Тут важливо розуміти, який транспорт ви купуєте:
- Новий з салону — менше ризиків та поломок, стандартне обслуговування. Шини раз на сезон, мастило, ТО — все прогнозовано.
- Вживаний — дешевший на вході, але може принести неприємні сюрпризи. Наприклад, раптову заміну двигуна за 390 тис. грн.
#2. Людський фактор. Скільки ви платите водієві? 1 тис. грн за рейс чи 300 грн? Працівник з гідною зарплатою зазвичай краще дбає про машину, слідкує за технічним станом. Це напряму впливає на те, як довго і стабільно авто працюватиме.
#3. Якість запчастин і палива. Які запчастини ви ставите — оригінальні, неоригінальні, дешеві чи якісні? Де заправляєтесь — на перевірених АЗС чи абиде? Це дрібниці, з яких складається велика різниця у витратах на експлуатацію.
Форс-мажори не обов’язково трапляються часто. Але якщо трапляться — це дорого. Тому треба не лише рахувати економію з доставки власним транспортом, але й з усією серйозністю ставитись до якості ремонтів та обслуговування, дбати про власний автопарк. Так ви суттєво знижуєте ризики форс-мажорів.
📝 Експерти радять закладати 250–300 тис. грн на рік з ПДВ на утримання власного автопарку, якщо він складається з нового вантажного автомобіля з напівпричепом на 20 тонн. Сюди входять стандартні витрати: техобслуговування, регламентні заміни запчастин (фільтри, ремені, мастила тощо, згідно з пробігом), сезонна заміна шин, акумулятори та дрібні планові ремонти.
Якщо йдеться про вживаний транспорт — готуйтеся до того, що ця сума може зрости вдвічі. Причина проста: зношеність деталей, непередбачувані поломки, частіша заміна елементів підвіски, гальмівної системи та електроніки. В результаті — до 500–600 тис. грн на рік, і це ще без урахування простоїв та пов’язаних із цим втрат.
Як обрати оптимальний маршрут, щоб зменшити витрати на логістику
Почнемо з головного: треба впроваджувати алгоритми маршрутизації. Не інтуїтивно, не на око, а реально рахувати — якими вони є або як можуть виглядати у випадку оптимізації. Ось на що потрібно звертати увагу:
Кластеризація точок доставки
Уявіть, що у вас є 50 точок доставки в межах міста або регіону. Якщо намагатись охопити всі точки одним маршрутом, виникне хаос: великі відстані, витрати, затримки. Кластеризація — це розподіл цих точок на окремі групи (кластери), які логічно обʼєднуються за географією, маршрутом, типом товару або часом доставки.
- Найпоширеніший підхід — точки, розташовані поруч, обʼєднуються в один кластер. Наприклад: північний, центральний, південний район міста.
- Якщо деякі клієнти приймають вантаж лише вранці — вони об’єднуються в окрему групу.
- Вантажі, які потребують холодильника або мають великі габарити, — окремий кластер.
- Клієнти, які замовляють щоденно, — один кластер; ті, хто раз на тиждень, — інший.
Рекомендуємо прочитати:
Бізнес-кейс: як українські шкарпетки Dodo Socks крокують Азією
Читати
Оптимізація логістичних маршрутів: коли й чому потрібен софт
Зазвичай малий бізнес або стартап на ранній стадії не використовує великі інтегровані системи, такі як TMS (Transportation Management System). І це нормально, коли кількість точок доставки й транспорту є такою, що завдяки алгоритмам маршрутизації запланувати все можуть логісти.
Проте впроваджувати технології обліку, працювати з даними, аналізувати маршрути, рахувати, накопичувати історичну інформацію про витрати й відхилення, вартість доставки одиниці вантажу та коефіцієнт завантаження транспорту потрібно з перших днів існування компанії.
Дослідження показують, що одна помилка у виборі маршруту або додатковий поворот можуть збільшити витрати на доставку на 10–30%. Саме тому великі компанії використовують ПЗ, яке дозволяє автоматизувати планування логістичних маршрутів.
Ось кілька прикладів софту для оптимізації:
- OptimoRoute — рішення для середнього бізнесу з можливістю врахування часових вікон.
- Transporeon — система для великих підприємств із фокусом на інтеграцію з іншими корпоративними рішеннями.
- SAP TM — для масштабованих компаній, з інтеграцією в SAP ERP.
- LogisticsOS, Route4Me — SaaS-рішення, які допомагають швидко оптимізувати маршрути й легко інтегруються в бізнес-процеси.
Незалежно від того, управляєте ви своїми алгоритмами маршрутизації вручну чи за допомогою ІТ-систем, важливо регулярно аналізувати ефективність побудованих маршрутів, оцінювати витрати на кожен рейс та виявляти потенційні точки для оптимізації. А ще — постійно донавчати персонал або операторів роботи з актуальними даними.
Як мінімізувати ризики в умовах війни
Поки Україна живе у стані війни, бізнесу доводиться працювати в умовах постійної невизначеності. Ракетні удари, перебої з логістикою, нестабільна інфраструктура — все це змушує компанії переглядати свої стратегії в управлінні логістикою. Головна задача — мінімізувати ризики втрати продукції та грошей. Як діяти в таких умовах?
Знижуйте обсяги запасів у торгівельних точках і на складах компанії
Якщо раніше було звичним привозити в магазин більші партії товару, які могли чекати покупців, зараз краще збільшувати частоту поставок, зменшуючи обсяг. Наприклад, раніше компанія завозила по 10 одиниць кожного з 5 видів кремів. Тепер — ті самі 5 видів, але по 5 штук кожного. Збереження великих запасів на складі та в торгівельних точках збільшує ризик втратити товар і, відповідно, кошти.
Розробіть алгоритм евакуації товару
На випадок надзвичайних ситуацій важливо мати чіткий алгоритм дій, щоб евакуювати товар з точки. Якщо ситуація критична, план має бути готовим до негайного виконання:
- Швидке комплектування товару. Вся продукція підготовлена до евакуації, а пакувальні матеріали — на місці.
- Оперативне залучення транспорту. Транспортний відділ мусить мати змогу швидко вивезти вантаж.
- Чітка організація. Водії та вантажники мають бути готові негайно виконувати задачі.
Наприклад, «Фокстрот» у Херсоні швидко евакуював техніку після пошкодження складу на початку повномасштабного вторгнення, використовуючи підвал для тимчасового зберігання товару. Співробітники компанії запакували залишки техніки та сховали їх у підвалі, замаскувавши вхід палетами, щоб уникнути мародерства. Пізніше, завдяки залученню місцевих перевізників, компанії вдалося організувати доставку товарів до торгових точок у безпечних регіонах.
Працюйте злагоджено всією командою
У кризових ситуаціях (наприклад, у зоні бойових дій) важливо не втрачати жодної хвилини. Для цього необхідна команда, яка знає, що робити, і може діяти за чітким алгоритмом.
Якщо процес евакуації чітко налагоджений, транспорт замовлений заздалегідь, товар підготовлений, а працівники проінструктовані — компанія мінімізує ризики втратити товар. Це також допомагає убезпечити персонал, швидко реагувати на надзвичайні ситуації та зменшити фінансові збитки через простої.
З початком бойових дій багато роздрібних мереж у різних областях оперативно евакуювали товари. Вони максимально швидко залучили всі доступні транспортні засоби, щоб вивезти продукцію до безпечніших регіонів.
У деяких випадках, коли не було спеціалізованого транспорту й відповідного паковання, товар евакуювали самоскидами — коробки насипали в кузов і накривали тентом. Хоча такий метод був далеким від ідеального, він дозволив оперативно вивезти товар. Після доставки в безпечне місце компанії швидко провели сортування та перерозподіл продукції.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
