Коли Тетяна Попова прийшла в Uklon 9 років тому, вона була першим і єдиним HR. Усього в компанії тоді була 21 людина. Зараз лише в HR-департаменті — понад 45 експертів, а загалом глобальна команда Uklon налічує майже 800 людей.
Понад 5 років тому компанія почала активно масштабуватись: виросло наймання, команда, активно почали розвиватись процеси. Саме тоді зрозуміли: необхідна нова роль для підтримки всіх HR-інструментів та політик. І що для цього потрібен саме People Partner.
Для Laba Тетяна розповіла, як вони усвідомили необхідність окремої звʼязки між бізнесом і командою, яку людину шукали та як змінився функціонал People Partner юніта після початку повномасштабної війни.
Два фактори, що зумовили появу першого People Partner
#1. Компанія та HR-функція активно масштабувалися
Стартап — це коли в тебе всі на долоні. Всі знають усіх. Як HR я щодня бачу колег, знаю, які в кого справи, який робочий настрій, і це історія нативна, тож немає потреби в окремому People Partner.
А потім, коли команда зростає, в тому числі HR-команда, по-перше, тебе поглинає керівництво департаментом і вже більш верхньорівневі задачі. По-друге, стає так багато інформації, що тіммейти не завжди розуміють до кого йти з яким запитом щодо того, як усе працює в компанії. Наприклад, хтось більше знає рекрутера, який його найняв. Хтось йде з HR-запитом до керівника, бо так простіше. Щось відбувається, відбувається хаотично й поза очима HR. По-третє, HR не має доступу до всієї інформації та, відповідно, не може достатньо впливати на ситуацію щодо емоційного стану тіммейтів, їхнього навантаження та інших маркерів для здорової роботи в компанії.
#2. Зросла добровільна плинність
На той час ми вже були Data Inform, моніторили певний перелік метрик і КРІ. Ми відстежили тенденцію на зростання показника «добровільна плинність» у департаменті розробки. Коли дослідили цю проблему, зрозуміли, що було недостатньо комунікації між HR-департаментом та різними членами команди — від спеціалістів до менеджерів. Тобто ми не розуміли, чим вони живуть, яка в них комунікація з керівниками, чи вистачає їм всього того, що ми надаємо як ейчари.
І це попри те, що з моменту мого приходу ми постійно проводимо різні опитування команди. Але опитування показують певний зріз — статистику, загальні патерни. Для того щоб зрозуміти більш глибинні речі, що відбуваються, потрібні якісні 1:1, причому регулярні саме з представниками HR-департаменту.
Як ми шукали People Partner
Функціонал People Partner від компанії до компанії може відрізнятися. У нас у логотипі Uklon є медіатор. Тож і People Partner виступив як медіатор між бізнесом та людьми.
Перш ніж шукати фахівця, ми склали для себе профіль та перелік функцій на основі потреби, і від них відштовхнулися — це класичний бізнесовий підхід.
По-перше, нам було важливо, щоб фахівець мав розвинену емпатію, високий рівень емоційного інтелекту й самосвідомості, бо ця людина має викликати довіру. На співбесідах легше це перевіряти кейсами та рекомендаціями від попередніх роботодавців. Також спеціалісту доведеться управляти конфліктами та розвʼязувати проблеми. People Partner — це саме та людина, до якої приходять з труднощами. І її ключова роль — або розвʼязати, або ескалувати ситуацію правильно.
Також ця людина мусить мати певну гнучкість і вміння швидко адаптуватися до змін, бо People Partner — це той, хто в часи трансформацій виступає одним із каналів комунікації, пояснюючи командам, чому та навіщо все буде по-новому. І вміти працювати зі спротивом до змін, мотивувати колег бути відкритими до трансформацій.
Як працює наш People Partners unit зараз
Наразі юніт People Partners складається з 6 людей, включно з лідом. У середньому кожен People Partner підтримує близько 130 тіммейтів. На жаль, немає якоїсь стандартної формули, як розрахувати навантаження на PP, — все дуже сильно залежить від сфери, департаментів тощо. Комусь потрібно більше комунікації, комусь менше. Наприклад, в IT-юніті в нас є Engineering Manager, який частково покриває HR-питання і закриває певне навантаження піпл-менеджменту. Тому тут потрібно експериментувати й працювати ітераціями, питати про потребу і коригувати навантаження команди.
В Uklon ми закріпили People Partner за структурними підрозділами для того, щоб кожен менеджер мав максимально повне уявлення про стан команд та їхніх керівників — і щоб ми як ейчари мали загальну картину за підрозділами.
Типовий робочий день PP в Uklon
#1. Онбординг та офбординг
People Partner — це головна людина по людях у компанії. Це радник, посередник, психолог, консультант, голос розуму, інформаційний помічник.
День People Partner здебільшого складається з зустрічей. Але якщо заглибитись, то це підтримка протягом усього життєвого циклу фахівця в компанії. Зв’язок з People Partner починається ще до того, як людина почне працювати. Щойно офер підписаний, ми знайомимо її з People Partner. Робимо це для того, щоб спеціаліст одразу відчував, що має «свою людину» в компанії.
Якщо говорити про адаптацію нового члена команди, то це найпотужніша інформаційна підтримка з частішими комунікаціями. Бо чим комфортнішим ми зробимо вхід людини в компанію, тим швидше вона адаптується та почне приносити класні результати.
People Partner у нас є ключовою роллю в моменти звільнень. Для нас це дуже важливий пункт, бо ми маємо з’ясувати, чому спеціаліст пішов, або знайти певні фактори для утримання.
Якщо людина все ж йде, ми намагаємося тримати з нею зв’язок, щоб усі структури компанії правильно і вчасно комунікували та не створювали зайвих блокерів. Бо звільнення — це завжди стрес, навіть якщо спеціаліст йде сам. Також у нас є такий собі alumni club — підтримуємо звʼязок із тими членами команди, які пішли з компанії. І нерідко вони повертаються назад.
#2. Моніторинги та збір фідбеку
Йдемо далі по лайфсайклу людини в компанії. People Partner також відстежує стан колег та команди загалом. Це й one-to-one, і опитування стосовно задоволеності винагородою, розвитком, комунікаціями з лідом та командою.
Це дає змогу виявляти пункти, які можна покращити, щоб людині було ще комфортніше жити в компанії.
#3. Підтримка колег та внутрішні комунікації
У функціоналі також є комунікація та донесення політик компанії, контроль за їхнім дотриманням і з боку тіммейтів, і з боку лідів. Сюди відносимо і розвʼязання проблем та конфліктів.
#4. Брейншторми над стратегіями
Ми долучаємо People Partners до загальних брейнштормів HR-департаменту. Разом міркуємо про те, як ще ефективніше утримувати людей, як уникати вигорання і втоми.
Керівниця відділу People Partner залучена до всіх стратегічних зустрічей в департаменті — вона бере участь у формуванні та реалізації HR-стратегій. Адже всі HR-функції між собою пов’язані, все на все впливає. Тому People Partner — дуже важливий юніт у компаніях, де основний капітал — це люди.
Як ми рахуємо ефективність People Partners
Якщо казати про показники, ми їх для себе розділяємо на стратегічні та операційні.
Серед стратегічних показників ключовими метриками для People Partners є eNPS, Engagement Rate і плинність. Щодо останнього, ми дивимося не лише на загальний відсоток по компанії, але й окремо моніторимо плинність на випробувальному терміні, за ініціативою компанії та за ініціативою людини.
Щодо операційних — відстежуємо середній період роботи тіммейта в компанії. Є також умовні показники: наприклад, частка керівників на загальну кількість людей в команді, відсоток внутрішнього і зовнішнього наймання, відсоток приросту чисельності співробітників. Ми навіть відстежуємо частку жінок від загальної кількості працівників, середній вік, середній відсоток за результатами перформанс-рев’ю, відсоток людей, що відчувають емоційну втому.
Також постійно робимо оцінку навантаження, відстежуємо плинність кадрів серед найефективніших та серед нових тіммейтів (це вже не випробувальний термін, а ті, хто працює до року), рівень утримання (ті, хто попрацював понад рік) тощо.
Усе це нам потрібно для того, щоби покращуватись не в рандомному порядку, а саме там, де це треба.
Після початку великої війни PP працюють із ветеранами, військовослужбовцями та їхніми рідними
З повномасштабною війною тренд на те, що все нове спершу зʼявляється в IT, трохи змінився. З мобілізацією першими стикнулися сфери виробництва, сільського господарства, де в компаніях у середньому більше людей — і це число може досягати кількох тисяч. Деякі ветерани вже повернулися. І тепер ми можемо збирати в цих компаній якісні лайфхаки.
Перші зміни, які відбулися в Uklon, крім загальних комунікацій, — це робота People Partner. В перші місяці, як почалось повномасштабне вторгнення, частину роботи People Partners взяли на себе в тому числі івент-спеціалісти. Ми зрозуміли, що нам з усіма людьми треба комунікувати більше і щодня бути на зв’язку — дуже багато обстрілів, дехто опинився в окупації. Як ми допомагали людям звідти вибиратися, переживали всією командою — окремі історії.
Також ми розгорнули ширшу практику психологічної допомоги, яку активно розвивали з часів ковіду. Ми пропрацювали всі процеси People Partner, щоб мати більше інформації про наших колег — де вони перебувають, чи в безпеці. Якщо десь по Україні стаються обстріли, впродовж пів години лід звітує мені щодо ситуації тих, хто міг опинитися в цих небезпечних зонах.
У нас змінилися підходи в роботі з тими, хто служить у ЗСУ: від каналів комунікації — до кількості спілкування. Щонайменше раз на три дні ми перевіряємо, чи все добре, чи немає якихось потреб, які ми можемо закрити компанією.
Тримаємо контакт не тільки з колегами, але й з їхніми рідними та близькими. Не важливо, чи людина в ЗСУ, чи ні, ми маємо щонайменше два контакти рідних та кілька каналів комунікації.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
