Частина роботи мого персонального асистента — давати завдання мені, — Андрій Чумаченко

Андрій: Це лише мій досвід, і я не знаю, як правильно. Але ідея найняти асистента в мені дозрівала поступово. Ще за рік до того, як я прийняв рішення шукати помічника, мій партнер Артем Бородатюк уже казав, що мені потрібна додаткова пара рук. Я відмахувався: «Справлюся сам», «Не хочу нікого вчити».

Але із часом роботи ставало все більше, особливо коли я став CMO в Netpeak. Я донаймав людей, але керування більшою командою вимагало ще більше часу. Відчував, що застряг у операційці, і мені бракує часу на стратегічні завдання та особисте життя. Тоді зважився і не пошкодував. Мій перший асистент узяв на себе близько 75 % моєї менеджерської рутини, звільнивши мені час для більш важливих завдань.

З того часу минуло понад 5 років, мої відповідальності та пріоритети змінилися. Зараз я вже не займаю позицію СМО в Netpeak, більше зосереджений на побудові власного бренду та консалтингу. Відповідно, змінилися і обов’язки персонального асистента.

Аня — мій третій персональний асистент, і найулюбленіший. Зараз вона поєднує позицію SMM-менеджера та PR спеціаліста, а ще закриває роль акаунт-менеджера в моєму консалтингу: заводить клієнтів, виставляє договори та рахунки, робить аналітику. Крім того, Аня продюсує наш подкаст: шукає новини для випуску, працює із монтажером та відповідає за фінальну викладку матеріалу.

Чи варто наймати асистента? Однозначної відповіді на це питання немає. Усе залежить від ваших конкретних обставин: обсягу роботи, фінансових можливостей, вміння делегувати і т.д. Можу сказати лише, що чим раніше ви посадите дерево, тим раніше будете сидіти в тіні. Тобто, що швидше почнете делегувати свої завдання, то швидше навчитеся це робити й то більше часу матимете для більш важливих речей.

Аня: У мене цікавий бекграунд, раніше я працювала на фармацевтичному заводі хіміком-аналітиком. На старті роботи з Андрієм я не мала ані досвіду в IT, ані в маркетингу. Усе, що я знаю зараз — навчилася разом з Андрієм, під його наставництвом.

Андрій: Коли шукаєш маркетолога, контекстного спеціаліста, SEO-спеціаліста, юриста чи бухгалтера, то шукаєш людину, яка знає свою роботу. Тобі не потрібно пояснювати новому бухгалтеру, що таке бухгалтерія чи відчувати із ним контакт.

З асистентом усе інакше. Для мене, наприклад, бажання Ані вчитися було важливішим за досвід у маркетингу. Рекрутинговий процес на цю посаду в мене відбувався як зазвичай, я провів кілька десятків інтервʼю, і бачив, що переважно кандидати вже мали досвід у сфері.

Але значно більш важливим для мене було, щоб людина була легка в спілкуванні, безконфліктна, розуміла мій гумор, була готова вчитися й взяти на себе той пул обов’язків, який мені потрібен. Персональний асистент — це дуже персональна історія, тому мені було важливо відчувати особистісний метч.

Аня: Коли я прийшла, Андрій одразу сказав, за що я відповідатиму. Що змінилося за ці півтора року — то це обсяг роботи за деякими напрямками. Наприклад, зараз я роблю набагато більше задач як акаунт-менеджер, бо клієнтів на консалтинг та інші послуги в бізнесі Андрія стало більше.

Андрій: Я для Laba зараз роблю частину курсу про побудову персонального бренду керівника. Там у мене є слайд саме про делегування. Щоб відповісти на питання, що треба делегувати й чи треба взагалі, я раджу відкрити три вкладки:

— чистий документ у Google Docs або нотатнику,

— ваш актуальний календар,

— таск-менеджер або інший інструмент, який ви використовуєте для планування повсякденних дрібних задач.

Далі потрібно виписати у Google Doc геть усе, що ви особисто робите протягом місяця або іншого періоду, у який у вас повторюються задачі. Дуже детально розписувати не треба, тезами — достатньо. 

Коли список готовий, виділіть у ньому кольором або жирним ті напрямки, які на вашу думку, делегувати неможливо. От я б, наприклад, у себе виділив процес написання текстів, зйомки в подкасті або участі у інтерв’ю.

Ті пункти, що залишаться невиділеними, і треба делегувати. Зберіть усі ці завдання в окремий список, й отримаєте функціональні обов’язки для вашого асистента та розуміння,чи потрібні їй або йому специфічні хард скіли для виконання роботи.

Можна розписати також, які софти, на вашу думку, допоможуть виконувати саме ці задачі. Для підготовки фін звітів людина має бути посидюча та уважна, а для роботи із журналістами — неконфліктна та приємна в спілкуванні.

Після цього, визначте власні побажання чи обмеження, наприклад, комусь легше працювати із чоловіками, а комусь — критично важливо, щоб асистент жив у тому ж місті. Не мені: ми з Анею за ці півтора року жодного разу не бачилися офлайн, але це анітрохи не впливає на ефективність нашої роботи.

Після цього — можете сміливо відкривати вакансію, бо вся підготовча робота вже зроблена. Шукаєте, обираєте й щасливо працюєте. Я дію за таким алгоритмом доволі давно, і переконаний: якщо він не найкращий, то точно робочий.

Аня: У моїй роботі немає обов’язків, які даються мені важко. Найважче — тримати під контролем усе, бо напрямків, за які я відповідаю, багато. Це й акаунтинг, і просування, і подкаст, і робота з монтажером, і робота з медіа. Тобто, складність моєї роботи не в типі завдань, а у вмінні вдало ними жонглювати. Щоб впоратися, чітко структурую свій день, розставляю задачі по пріоритетах і розбиваю їх на маленькі підзавдання, — тоді все здається не таким страшним.

Андрій: Я прихильник того, що в кожної людини, яка працює, повинні бути KPI, тобто показники, за якими оцінюється її робота. Це і для людини корисно — щоб вона бачила, як вона може впливати на свої бонуси, і для керівника, бо є на що спиратися, якщо щось піде не так.

Аня: Мій випробувальний тривав 2 місяці, але KPI були із самого початку. Ще в перші дні я мала документ, у якому було зафіксовано, що я маю знати та виконати за цей термін. Якщо все ок, то ми йдемо працювати далі.

Андрій: Я їх підготував ще до найму, скоріш за все, коли прописував функціональні обов’язки. І якщо їх підняти, то там буде й кількість підписників в telegram-каналі, і кількість підписників на Youtube на наш подкаст, і кількість публікацій. Звісно, якісь із цих показників зростали би органічно й без Ані, але не так швидко. Я б точно не шукав самостійно, де опублікувати статтю з текстом з telegram-каналу, щоби там збільшилась кількість підписників. Просто тому шо в мене на це не було б часу. А зараз я бачу телеграм канал, у якому мені потрібна публікація, і не думаю, хто його веде та які умови розміщення. Просто скидаю Ані скрин, і вона займається всіма домовленостями.

Усі обов’язки, які Аня виконує з розвитку мого персонального бренду — це не для мого его, це реально працює на бізнес. Я б не робив цього, якби воно не окуповувалось. Наприклад, медіа активності постійно приводять до мене клієнтів на консалтинг. Якщо взяти ці півтора роки Аніної роботи, і тих клієнтів, які прийшли за цей час, я впевнений: усі мої інвестиції в персонального асистента окупилися.

Андрій: Коли Аня прийшла, у мене була одна фотка, яка була всюди: і на аватарках у соціальних мережах, і для публікацій у медіа. Мені ця фотка подобалася, усе було ок. Але коли Аня почала займатися публікаціями, вона в якийсь момент почала мене пушити: давай зробимо фотосесію.

Я кажу: «Я не буду для цього нічого робити абсолютно, я це ненавиджу, мене неможливо сфоткати нормально». Але вона не відставала. У якийсь момент я погодився, кажу, тільки мені нічого не кажи, просто додай дату й місце в календар. Минув час, Аня знайшла фотографа, про все домовилася, мене відфоткали. Це не була задача від мене, це була її ініціатива. Але в результаті й моя якість життя покращилася новою аватаркою, і журналісти щасливі мати свіжі фото, і статті з моєю участю виглядають симпатичніше.

Ще від Ані постійно прилітають задачі по текстах, які я мушу написати для каналу.

Аня: Так, але це все одно мій обсяг роботи, який є в KPI.